Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают? При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы. Сколько человек должен считать расчетный бухгалтер, как рассчитать загруженность бухгалтера, коэффициент главного бухгалтера и оптимальная численность бухгалтерии на предприятии — обсудим в этой статье. Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы. Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество. То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно.

Бухгалтер — человек, а не ишак

Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д. Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения.

Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве. Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда. Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов.

Определяем, насколько загружена бухгалтерия

Количество человеко-часов, необходимое для получения единицы результата работы, называется нормативами трудозатрат. Такие нормативы могут быть фактическими и оптимальными. Первые отражают текущую ситуацию в компании на момент измерения, вторые рассчитываются в среднем по отрасли и показывают, к чему надо стремиться.

Способы расчета трудозатрат Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:

• бенчмаркинг;
• факторное нормирование;
• фотография рабочего дня;
• микроэлементное нормирование.

Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе. Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли.

Пример расчета и начисления заработной платы

Внимание

Счета каждому поставщику оплачиваются два раза в месяц. Каждый из 1000 клиентов компании делает в среднем 10 покупок в месяц. Кроме того, даны следующие нормативы:

• учет расчетов с поставщиками на одного бухгалтера: 36 накладных в час;
• учет расчетов с покупателями на одного бухгалтера: 40 накладных в час;
• учет расчетов по банковским операциям на одного бухгалтера: 15 платежных поручений в час;
• расчет заработной платы на одного бухгалтера: 1500 расчетных листков в месяц.

Достаточно ли будет такой компании двух бухгалтеров? Учет расчетов с поставщиками: 62 поставщика х 10 поставок х 3 склада = 1860 накладных от поставщиков в месяц.

Производительность = 36 х 21 день х 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц Необходимые ресурсы = 1860: 6048 = 0,31 бухгалтера.

Количество сотрудников на одного расчетчика

Мебель и рабочий стол бухгалтера В Минтруда считают очень важным оборудование рабочих мест в бухгалтерии мебелью из унифицированных элементов. В тексте документа сказано: Из таких элементов можно монтировать разнообразные рабочие столы, приставки к ним, тумбы. Расстояние между рабочими местами должна быть 0,75-0,9 м.

Важно

Наиболее удобными для оборудования рабочего места являются стулья с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом. Сами столы, при этом, должны быть расположены перпендикулярно окну, при этом окно желательно расположить слева. Выдвижные ящики столов должны быть оборудованы приспособлениями для удобного расположения папок.

На каждом ящике нужно укрепить перечень папок с документами, которые в нем находятся.

Норма бухгалтера по расчету заработной платы

Все папки и другие приспособления для хранения документов должны иметь яркую маркировку, различную расцветку, на них должны быть нанесены кодовые отметки, чтобы после использования их можно было легко вернуть на прежнее место. На рабочем столе бухгалтера должно находиться минимально необходимое количество документов, непосредственно связанных с текущей оперативной работой. Также на столе должен стоять перекидной календарь, канцелярские принадлежности и необходимая оргтехника, например калькулятор.

Все предметы, необходимые бухгалтеру для работы, должны иметь свое строго определенное место. Чем чаще специалист использует в работе тот или иной предмет, тем ближе к нему он должен располагаться. Нормы работы По мнению чиновников, один бухгалтер должен успевать обслуживать не менее 5 тысяч инвентарных карточек по основным средствам или не менее 6 тысяч накладных по учету выдачи материалов.

Главбух решилась оставить ТРИ… плюс одну назначили руководителем, освободив от обязанностей расчетчицы, т.е. только распределение работ, своды, налоговая и пр.Проблемы, как рукой сняло. ;)В этом конце января… и вовсе остались вдвоем… морозы, дети…Даже привлекать из бухгалтерии никого не стали, зарплату расчитали вовремя. ;)Так что… меньше 500… ну никак нельзя 😉 Список тем форума Форум Территория 1С Рекламное место пустует Рекламное место пустует Независимо от того, куда вы едете - это в гору и против ветра! ВНИМАНИЕ! Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере. Ветка сдана в архив. Добавление сообщений невозможно.Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят!Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000 человек.

Определяем положенные вычеты С начала года ему был начислен оклад в размере 322000 руб., поэтому вычеты на детей ему уже не полагаются. Напомню, что детские вычету действуют до тех пор, пока заработная плата работника, рассчитанная с начала календарного года, не достигла величины 280 000 руб. 3) Рассчитываем заработную плату с учетом районного коэффициента Зарплата = 66667 + 66667 * 15% = 76667 руб. 4) Считаем НДФЛ НДФЛ = (Начисленная зарплата - Вычеты) * 13% = (76667 - 0) * 13% = 9967 руб. 5) Рассчитываем зарплату, которую мы выплатим работнику: Зарплата к выплате = Начисленная зарплата - НДФЛ = 76667 - 9967 = 66700 руб. Пример расчета заработной платы работников Аналогично проводятся расчеты по всем остальным работникам.

Все расчеты по расчету и начислению зарплаты всем пяти работникам сведены в таблицу ниже: ФИО Зарплата с начала года Оклад Отраб. дней в мае Оклад за отраб.

Нормативы по расчету зарплаты на 1 расчетчика

Начисл. зарплата Вычеты НДФЛ (Оклад - Вычеты) * 13% К выплате Иванов 322000 70000 20 66667 76667 0 9967 66700 Петров 92000 20000 21 20000 23000 1900 2743 20257 Никифоров 110400 24000 21 24000 27600 5800 2834 24766 Бурков 73600 16000 21 16000 18400 2800 2028 16372 Крайнов 73600 16000 10 7619 8762 500 1074 7688 Итого 154429 18646 135783 На практике при расчете и начислении зарплаты заполняется первичный документ - расчетная ведомость форма Т51, образец которой можно скачать здесь. По итогам расчетов считается итоговая сумма начисленной зарплаты, НДФЛ и зарплаты, предназначенной для выплаты. Расчет страховых взносов Про страховые взносы было подробно написано в предыдущей статье, рассчитаем их для данного примера. Взнос в ПФР = итоговая начисленная зарплата * 22% = 154429 * 22% = 33974. Взнос в ФСС = итоговая начисленная зарплата * 2,9% = 154429 * 2,9% = 4478.

Данные по работникам: Фамилия работника Оклад Вычеты Количество отработанных дней в мае Иванов 70000 2 детей 20 Петров 20000 500 руб., 1 ребенок 21 Никифоров 24000 3000 руб., 2 детей 21 Бурков 16000 2 детей 21 Крайнов 16000 500 руб., детей нет 10 Начиная с начала года до месяца мая, все работники отработали все месяцы полностью, районный коэффициент в нашем примере расчета зарплаты примем равным 15%. Напомню, что данные об отработанных днях берутся из табеля учета рабочего времени, образец этого документа можно найти здесь. Рассмотрим первого работника Иванова. 1) Определяем оклад за отработанное время В мае он отработал 20 дней из положенных 21.

Оклад за отработанное время определяется как Оклад * Отработанные дни / 21 = 70000 * Иванову начислена зарплата = 70000 * 20 / 21 = 66667 руб.
Взнос в ФФОМС = итоговая начисленная зарплата * 5,1% = 154429 * 5,1% = 7876. Итого сумма страховых взносов = 33974 + 4478 + 7876 = 46328. Проводки по заработной платы Сумма Дебет Кредит Название операции 154429 20 (44) 70 Начисленная зарплата списана на себестоимость продукции, услуг, товаров 18646 70 68 Учтен НДФЛ 135783 70 50 Выплачена заработная плата работника 46328 20 (44) 69 Начисленные страховые взносы списаны на себестоимость продукции, услуг, товаров.

На этом пример расчета и начисления заработной платы работникам закончен. Напомню, что для выплаты зарплаты необходимо заполнить первичный документ - расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 либо отдельно расчетную ведомость Т-51 и платежную ведомость Т-53. В следующих статьях рассмотрим, как рассчитываются отпускные на предприятии и приведем примеры расчета.

Обновлённые HR-Сообщества: Клуб бухгалтеров и аудиторов | 16.12.2012 13:20 selenalena Добрый день! Я работаю бухгалтером по расчету зарплаты. Начисляю зарплату в пяти организациях, в общей сумме численность составляет 425 человек. Одна из организаций стремительно растет. Я как-то пожаловалась главному бухгалтеру, что тяжело, большая численность людей.

На что она мне ответила «А ты знаешь, что 1 расчетчик должен рассчитывать около тысячи сотрудников». Я потеряла дар речи и пошла работать дальше. Я понимаю если бы была одна организация с такой численностью, но когда в отчетный период количество отчетов умножено на пять, я каждый раз испытываю стресс.

Вопрос: Подскажите, есть ли какие-то нормативы по численности сотрудников бухгалтерии. Например на 100 человек сотрудников -1 бухгалтер. Мне как-то надо убедить руководителей, что при сокращении 1 штатной единицы, нагрузка на остальных бухгалтеров возрастет очень сильно, И нам трудно будет справляться с тем же объемом работ меньшим составом. Но все таки хочется приводить не только свои доводы. Нужная статья должна появиться в сентябрьском номере журнала "Главбух", Но нужно срочно. Может что-то подскажите? Я уже подсчитала среднемесячное количество обрабатываемых документов и бухгалтерских операций, но для убедительности привязать их не к чему.

Ответ: Да, действуют Межотраслевые нормативы по труду , которые могут быть использованы при определении численности сотрудников бухгалтерии ().

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями.

Нормативы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств (п. 1.5 Нормативов, утвержденных Постановлением Минтруда России от 26.09.1995 № 56). Т.е. без использования компьютеров .

Штатная численность работников определяется по формуле:
, где:


, где:

Кроме того, численность бухгалтеров зависит от перечня функций , возложенных генеральным директором на бухгалтерию. Одно дело просто вести бухгалтерский и налоговый учет, а другое дело - еще и управленческий, и кадровые вопросы, и юридические вопросы, и дебиторскую задолженность контролировать, и документы из контрагентов правильные выбивать.

Если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нам нужно разобраться не только в перечне продуктов бухгалтерии, но и в объеме операций, связанных с изготовлением этих продуктов .

Третье, от чего иногда очень серьезно зависит численность бухгалтерии, - это уровень эффективного использования рабочего времени сотрудников . Сюда относится и уровень автоматизации, механизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация. Все перечисленные в этом абзаце вещи очень важны для наведения порядка в бухгалтерии, и поэтому мы будем очень подробно о них говорить в следующих главах. Забегая вперед, скажу лишь, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается правильной автоматизацией работы, то увеличения численности может и не потребоваться.

При этом определенная тенденция в соотношении численности бухгалтеров и сотрудников компании все-таки есть. На Рис. 2 приведена таблица, составленная на одном из семинаров, на которой эта зависимость очень наглядно видна. Смотрите: 3000 сотрудников - 0,8% бухгалтеров, 11500 - 0,9%, 150 человек - уже 3,3%, а где 50 - там и 4%, и 6%, т.е. в разы больше.

И наоборот, чем меньше численность - тем больше процент, и это не случайно. Это уже тренд. Почему так получается? Потому, что чем больше у нас сотрудников, тем проще нам более равномерно распределить нагрузку между бухгалтерами.

Возьмем, например, участок расчета заработной платы. Один бухгалтер по зарплате («зарплатчик») в среднем может в месяц обработать порядка 300 сотрудников. Получается, что в компании, где 300 человек, должен быть 1 зарплатчик, а в компании, где 3000 - 10 зарплатчиков, или 0,3% от численности. И при этом они все загружены полностью, под завязку.

А если в компании всего 50 человек? Там тоже должен быть 1 зарплатчик, что составляет уже целых 2% от численности. При этом он работает в среднем по полдня, а еще на полдня чем его загрузить? Дать ему дополнительно участок основных средств? Может, получится, а может, и нет - это достаточно специфический участок. Где найти такого разнопланового специалиста? Это выливается в то, что у небольших компаний остается два пути: либо держать бухгалтеров на каждом участке с резервом рабочего времени, либо пытаться идти по варианту «и швец, и жнец, и на дуде игрец», когда на каждого из бухгалтеров вешается по нескольку участков.

Второй вариант менее предпочтителен, чем первый по двум причинам. Во-первых, как показывает практика, очень существенно начинает страдать качество работы. Во-вторых, чем меньше компания, тем более болезненной каждый раз становится ситуация с увольнением кого-либо из бухгалтеров.

Постановление Минтруда России от 26.09.1995 № 56

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями и рекомендуются для применения в бюджетных организациях.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени разработаны Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Министерства труда Российской Федерации от 26 сентября 1995 года № 56.

ЧАСТЬ 1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности рекомендуются к применению в бюджетных организациях для определения и обоснования необходимой численности работников, установления их должностных обязанностей и распределения работы между исполнителями.

1.2. В основу разработки нормативов времени положены:
фотографии (самофотографии) рабочего времени, хронометражные наблюдения и экспертная оценка;
материалы изучения существующей организации труда и прогрессивных методов работы сотрудников бухгалтерии;
данные оперативного учета и отчетности.
Сборником предусматривается применение документов по бухгалтерскому учету и отчетности, утвержденных Министерством финансов Российской Федерации.

1.3. Сборник содержит нормативы времени в минутах на принятую единицу измерения объема работы.

1.4. Нормативы времени разработаны на следующие виды бухгалтерских работ:
учет основных средств, учет материальных запасов, учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов, учет затрат на производство и другие цели, учет денежных средств, учет внутриведомственных расчетов по финансированию, учет расчетов денежных и кредитных операций, учет расходов, учет финансирования из бюджета, учет фондов и средств целевого назначения, учет реализации продукции, учет доходов, учет краткосрочных ссуд из бюджета, учет средств, переданных и полученных, учет результатов исполнения бюджета, учет забалансовых счетов, учет кассовых операций, составление отчетности.
На работы, носящие разовый характер и не учтенные в нормативах времени, применяется К = 1,1 к трудоемкости работ, рассчитанной по нормативам.

1.5. Нормативы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств.

1.6. Наименование должностей в настоящем сборнике указано в соответствии с действующим тарифно-квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Выполнение работ исполнителями другого должностного наименования не может служить основанием для каких-либо изменений нормативов времени.

1.7. Нормативы времени, приведенные в нормативной части сборника, установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности.

1.8. На работы, не предусмотренные сборником, а также при внедрении более совершенной, чем это предусмотрено в нормативах времени, организации труда, следует разрабатывать методом технического нормирования и вводить в установленном порядке местные нормативы, соответствующие более высокой производительности труда.

1.10. Расчет общей трудоемкости работ, выполняемых работниками бухгалтерии, проводится по направлениям их деятельности по формуле:
, где:
То - общая трудоемкость работ, выполняемых в бухгалтерии;
Тр - затраты времени на соответствующее направление деятельности, охваченное нормативами;
n - количество видов выполняемых работ;
К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, носящих разовый характер и не охваченных нормативами.

1.11. Затраты времени на соответствующий вид нормируемых работ рассчитываются по формуле:
, где:
Нвр - норма времени;
Vi - объем работы i-го вида, выполняемый в течение года.

1.12. Штатная численность работников определяется по формуле:
, где:
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принимается 1910 час);
Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п., определяемый по формуле:
, где:
% планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Приложение

Пример расчета штатной численности структурного подразделения бухгалтерии по нормам за год/Участок-Учет основных средств/

NN п/п	Состав работы	Номер позиции	Норматив времени в мин.	Объемы работ в единицах измерения	Формула расчета	Трудозатраты в чел.-час.
1	2	3	4	5	6	7
1.	Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств.	3.1.1.	3	6000		300
2.	Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала ордера соответствующей формы.	3.1.2.	25	6000		2500
3.	Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом ввода и выбытия основных средств. Ведение журнала ордера соответствующей формы	3.1.3.	15	2500		625
4.	Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере в книге "Журнал-главная".	3.1.4.	15	460		115
Итого:						3540

Общая трудоемкость работ (То), выполняемых подразделением (группой), равняется 3540 чел.-час.:

Бухгалтерия без авралов и упреков

2.3 Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры задают вопрос, какое должно быть оптимальное количество бухгалтеров в компании в зависимости от количества сотрудников в целом. Из-за популярности этого вопроса я даже стал делать на семинарах опросы по этому поводу и собирать статистику.

«Понятно, - говорят мне участники, - что сравнивать производственную и торговую компанию нельзя, но вот, например, для оптовой торговли какое соотношение - 5%, 10%, может 15%?» На что я всегда отвечаю, что если бы «вилка» в разных компаниях одной сферы деятельности была бы плюс-минус процент, то я мог бы назвать эту цифру. Но собираемая статистика показывает, что разница в похожих на первый взгляд компаниях огромна - буквально в разы. В одной торговой компании - 5%, в другой - 15, а то и 20%, то есть в несколько раз больше. Почему так происходит?

Все очень просто. Численность бухгалтеров зависит от перечня функций, возложенных генеральным директором на бухгалтерию. Мы уже говорили о том, что этот перечень может быть различным, и эти различия могут быть очень существенными. Одно дело просто вести бухгалтерский и налоговый учет, а другое дело - еще и управленческий, и кадровые вопросы, и юридические вопросы, и дебиторскую задолженность контролировать, и документы из контрагентов правильные выбивать.

Второй по популярности вопрос: «А как зависит численность бухгалтерии от выручки компании? Как должна измениться численность, если выручка за последний год выросла, например, с 200 тыс. рублей в день до 2 млн.?». Давайте посмотрим. Мы могли раньше выставлять один счет, например, «Газпрому», на 200 тысяч, а сейчас выставляем такой же счет, но на 2 млн. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы 200 тыс. заработать, должна была выставлять 20 тыс. счетов по 10 руб. каждый. А когда выручка выросла до 2 млн., количество счетов выросло до 200 тысяч. И численность бухгалтеров при этом должна вырасти существенно. То есть, зависимость численности существует не от суммовых показателей, а от трудоемкости выполняемых операций.

Таким образом, если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нам нужно разобраться не только в перечне продуктов бухгалтерии, но и в объеме операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

И еще один немаловажный момент. Третье, от чего иногда очень серьезно зависит численность бухгалтерии, - это уровень эффективного использования рабочего времени сотрудников. Сюда относится и уровень автоматизации, механизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация. Все перечисленные в этом абзаце вещи очень важны для наведения порядка в бухгалтерии, и поэтому мы будем очень подробно о них говорить в следующих главах. Забегая вперед, скажу лишь, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается правильной автоматизацией работы, то увеличения численности может и не потребоваться.

При этом определенная тенденция в соотношении численности бухгалтеров и сотрудников компании все-таки есть. Какая? На семинарах мы с участниками в процессе знакомства расписываем сферы деятельности компаний, количество бухгалтеров и всех сотрудников компании, а также их процентное соотношение. На Рис. 2 приведена таблица, составленная на одном из семинаров, на которой эта зависимость очень наглядно видна. Смотрите: 3000 сотрудников - 0,8% бухгалтеров, 11500 - 0,9%, 150 человек - уже 3,3%, а где 50 - там и 4%, и 6%, т.е. в разы больше.

Рис. 2 Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

Чем больше численность сотрудников компании, тем меньше процент бухгалтеров, и наоборот, чем меньше численность - тем больше процент, и это не случайно. Это уже тренд. Почему так получается? Потому, что чем больше у нас сотрудников, тем проще нам более равномерно распределить нагрузку между бухгалтерами. Возьмем, например, участок расчета заработной платы. Один бухгалтер по зарплате («зарплатчик») в среднем может в месяц обработать порядка 300 сотрудников. Получается, что в компании, где 300 человек, должен быть 1 зарплатчик, а в компании, где 3000 - 10 зарплатчиков, или 0,3% от численности. И при этом они все загружены полностью, под завязку. А если в компании всего 50 человек? Там тоже должен быть 1 зарплатчик, что составляет уже целых 2% от численности. При этом он работает в среднем по полдня, а еще на полдня чем его загрузить? Дать ему дополнительно участок основных средств? Может, получится, а может, и нет - это достаточно специфический участок. Где найти такого разнопланового специалиста? Это выливается в то, что у небольших компаний остается два пути: либо держать бухгалтеров на каждом участке с резервом рабочего времени, либо пытаться идти по варианту «и швец, и жнец, и на дуде игрец», когда на каждого из бухгалтеров вешается по нескольку участков.

Сразу скажу, второй вариант менее предпочтителен, чем первый по двум причинам. Во-первых, как показывает практика, очень существенно начинает страдать качество работы. Во-вторых, чем меньше компания, тем более болезненной каждый раз становится ситуация с увольнением кого-либо из бухгалтеров.

На один из последних семинаров пришел генеральный директор, у которого была, по большому счету только одна проблема: «Что мне делать с моим главным бухгалтером? Как мне проконтролировать, все ли он делает, что нужно, и насколько правильно, если я сам вообще ничего в бухгалтерии не понимаю? И вообще, он может в любой момент уволиться, и что я тогда буду делать?». И это действительно очень распространенный и очень больной вопрос.

Часто бывает, что все вроде бы хорошо, но когда старый бухгалтер увольняется, а на его смену приходит новый, то выясняется много не очень приятных вещей. Например, оказывается, что целый год не начислялась амортизация на основные средства. Должна была начисляться ежемесячно, а на самом деле - не начислялась вообще. Или отчетность сдавалась во все фонды, кроме фонда занятости. Или приходит проверка и начисляет пени и штрафы «по полной программе».

Компания у этого генерального директора была небольшой - всего 8 человек. Я ему отвечаю: «Что делать? В идеале - взять еще одного бухгалтера в штат. Это позволит, с одной стороны, не очень расслабляться главному бухгалтеру, так как его работа сразу становится на виду у его помощника, а с другой стороны - воспитать преемника, который останется в компании в случае увольнения старого бухгалтера. Понимаю, накладно, но тут надо выбирать что лучше - продолжать рисковать, экономя на заработной плате, и получить потом недешевый сюрприз в виде выездной проверки, или же платить немного больше, но зато спать гораздо спокойнее». Еще один выход для таких компаний - передача бухгалтерской функции на аутсорсинг, о котором мы будем говорить позднее более подробно.

Таким образом, крупные компании находятся в этом смысле в некотором выигрыше. Они имеют больше возможностей оптимизировать расходы на содержание бухгалтерии, в то время как небольшие компании вынуждены переплачивать или жертвовать качеством и подвергаться большему риску.

Так что, уважаемые генеральные директоры, если хотите меньше зависеть от кадров, растите свой бизнес и свои компании! А вы, уважаемые главные бухгалтеры, если хотите того же самого, устраивайтесь на работу в крупные компании, ведь коллективом в 25 человек руководить гораздо проще, чем коллективом в 5 человек, так как возможностей для маневра гораздо больше. Если уволится 1 человек из 25 - это, конечно, проблема. Но если уволится 1 из 5 - эта проблема гораздо серьезнее.

Отвечает Ольга Прыгова,

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»

Бухгалтерия - очень важный «жизненный орган» предприятия. И бухгалтер, не справляющийся со своей работой по причине излишней загруженности, может нанести вред как себе, так и своему работодателю. Однако в современных кризисных реалиях, когда руководства компаний не то, что не хотят расширять штат, а, наоборот, постоянно размышляют на тему, как бы его сократить, очень сложно обосновать необходимость принятия на работу нового сотрудника.

В этой статье мы поговорим о том, к каким аргументам может прислушаться ваш начальник, если вы хотите просить его о расширении штата. Также мы рассмотрим схемы, по которым можно рассчитать оптимальную численность бухгалтерии.

От чего зависит количество бухгалтеров в компании

Одним из основных факторов, которые влияют на численность бухгалтерии, да и других подразделений предприятия, это тот объем обязанностей, которые выполняют эти сотрудники. Если это крупное предприятие, в котором каждый отдел выполняет свои отдельные функции, и, например, если контрагенты такой компании не выполняют свои обязательства, например, не предоставляют вовремя отчетные документы или остаточные денежные средства, бухгалтерия может просто делегировать полномочия в другие службы, то, конечно, такая работа легче, нежели, когда бухгалтеру приходится делать все самому, включая работу с контрагентами.

И еще один фактор, очень существенно влияющий на численность бухгалтерии, - это выручка компании. Так как чем больше выручка, тем больше выставляется счетов и проводится других различных финансово-хозяйственных операций, в проведении которых непосредственно задействована бухгалтерия.

Третий, общий для всех подразделений фактор, это техническая оснащенность предприятия в общем и бухгалтерии в частности, а также мотивированность сотрудникоов и дисциплина.

Как определить оптимальную численность бухгалтерии

Стандартная бухгалтерия насчитывает 5 позиций: это операционист, младший и старший бухгалтеры, а также главный бухгалтер и его заместитель.

Для установки оптимальной численности бухгалтерии нужно произвести следующие расчеты: вычислить, сколько времени требуется на выполнение каждой из задач, которую ставит перед бухгалтерией руководство предприятия, потом суммировать это время и разделить его на количество действующих сотрудников.

Как понять, насколько загруженность работника соответствует оплате его труда

Во-первых, нужно составить список задач, которые выполняет каждый из сотрудников, а потом определить, сколько конкретно времени он затрачивает на выполнение той или иной задачи из этого списка. Составляется специальная таблица, куда заносится обязанность и количество часов, затраченных на выполнение этой обязанности. Например, «обработка первичной информации» - 50 часов, «звонки контрагентам» - 15 часов.

Здесь же закладывается определенное время, которое бухгалтер тратит на самообразование, курсы повышения квалификации, чтение материалов по специальности и так далее. Плюс - резервное время на выполнение непредвиденных дел, которые всегда появляются в изобилии. Причем, чем выше должность у работника, тем больше должен быть такой резерв.

Далее, сравниваем количество выработанных в месяц часов с нормативом и получаем понятную картину, о том, кто из работников перерабатывает, а кто - наоборот. После этого можно рассчитать, насколько заработная плата каждого из сотрудников соответствует действующим нормативам. Для этого проставляем уровень квалификации, который необходим для выполнения того или иного рода обязанностей, после чего смотрим, какого размера оплата предусмотрена в вашем регионе для работ подобной квалификации (рублей\час). Умножаем эту ставку на количество времени, затрачиваемого на исполнение обязанности, суммируем все получившиеся цифры, и, таким образом, получаем фактическую зарплату этого сотрудника. Вполне возможно, она ниже, чем настоящий оклад, выплачиваемый работнику, тогда просить повышения зарплаты или расширения штата невозможно - сотрудники и так не дорабатывают.

Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают? При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы.

Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы. Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество. То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно.

Кроме того, зачастую руководителям нужно обосновать увеличение или уменьшение штата для генерального директора или акционеров компании. Каковы же могут быть наглядные аргументы, свидетельствующие о нехватке или переизбытке сотрудников, и как подсчитать оптимальное количество человек для того или иного отдела? Рассмотрим этот вопрос на примере работы бухгалтерии.

Одним из инструментов оценки эффективности работы отдела, является нормирование.

Для начала попробуем разобраться, может ли бухгалтерия являться объектом нормирования. Процесс бухучета не является уникальным и состоит из нескольких основных компонентов, которыми обладает любой стандартный процесс:

• исполнители;
• входящая информация (то есть первичная документация);
• правила и регламенты (положения по бухгалтерскому учету, Налоговый кодекс);
• сложившаяся практика;
• результат (отчетность).

Если мы знаем количество входящих данных и количество человеко-часов, необходимое для обработки единицы таких данных, то, перемножив эти показатели, мы получим нормативные трудозатраты. Сравнив их с реальными, можно понять, требуется ли увеличение или сокращение штата бухгалтеров в компании.

Количество человеко-часов, необходимое для получения единицы результата работы, называется нормативами трудозатрат. Такие нормативы могут быть фактическими и оптимальными. Первые отражают текущую ситуацию в компании на момент измерения, вторые рассчитываются в среднем по отрасли и показывают, к чему надо стремиться.

Способы расчета трудозатрат

Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:

• бенчмаркинг;
• факторное нормирование;
• фотография рабочего дня;
• микроэлементное нормирование.

Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе.

Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли. Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д.

Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения. Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве. Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда.

Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов. При этом каждый процесс разделяют на элементарные составляющие, а затем измеряют время, затрачиваемое на выполнение этих элементов. Но при своих преимуществах в точности этот метод требует больших трудозатрат.

Метод факторного нормирования дает наиболее точные результаты и не слишком сложен в использовании. В этом случае для расчета необходимого числа сотрудников учитывают различные факторы, влияющие на трудозатраты и результат процесса. Для этого деятельность подразделения разбивают на участки, по каждому из которых оцениваются трудозатраты. Затем для каждого из процессов (задач) выявляются факторы, которые наиболее сильно влияют на сроки и сложность их выполнения. Перемножая полученные данные, получаем нормативы.

Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие участки:

• учет кассовых операций;
• учет расчетов по банковским операциям;
• учет расчетов с подотчетными лицами;
• учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• учет реализации;
• управленческая и корпоративная отчетность;
• учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов;
• учет товарно-материальных запасов;
• учет финансовых вложений;
• учет финансирования и займов;
• подготовка налоговой отчетности;

Компании необходимо определить, какие из этих участков обслуживает бухгалтерия, и далее произвести оценку трудозатрат по каждому процессу. При этом необходимо учесть уровень квалификации задействованных бухгалтеров. Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с расчетом заработной платы такими факторами являются:

• количество начислений и удержаний;
• количество межрасчетов;
• количество сотрудников, для которых проводится расчет зарплаты (расчетных листков).

А в учете расчетов с поставщиками к таким факторам мы отнесем:

• число накладных;
• среднее количество номенклатурных позиций в накладной.

После того, как мы определились с процессами, трудозатратами и факторами, рассчитываем для каждого процесса норматив трудозатрат для бухгалтеров. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество расчетных листков в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.

Пример

Компания занимается оптовой торговлей. В ней работает 100 сотрудников, при этом она имеет 50 поставщиков, 10 поставок от каждого ежемесячно на каждый из 2 имеющихся складов. Платежи каждому поставщику производят 2 раза в месяц. Компания имеет 1000 клиентов, каждый из которых делает в среднем 10 покупок ежемесячно. При этом из исследований рынка мы знаем следующие нормативы:

• норматив учета расчетов с поставщиками: 36 накладных в час на одного бухгалтера;
• норматив учета расчетов с покупателями: 40 накладных покупателям в час на одного бухгалтера;
• норматив учета расчетов по банковским операциям: 15 платежным поручений в час на одного бухгалтера;
• норматив расчета заработной платы: 1500 расчетных листков в месяц на одного бухгалтера.

Сколько бухгалтеров необходимо такой компании?

Учет расчетов с поставщиками:

50 поставщиков х 10 поставок х 2 склада = 1000 накладных от поставщиков в месяц.

Производительность:

36 × 21 день × 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц.

Необходимые ресурсы:

1000: 6048 = 0,17 бухгалтера

Учет расчетов с покупателями:

1 000 клиентов × 10 покупок = 10 000 заказов от покупателей в месяц

Производительность:

40 × 21 × 8 = 6720 накладных покупателям в месяц

Необходимые ресурсы:

10 000 ÷ 6720 = 1,48 бухгалтера

Работа с банком:

50 поставщиков × 2 раза в месяц = 100 платежных поручений в месяц

Производительность:

15 × 21 × 8 = 2520 платежных поручений в месяц

Необходимые ресурсы:

Необходимые ресурсы = 100 ÷ 1500 = 0,06 бухгалтера

Итого: 0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,06 = 1,75 бухгалтера

Следовательно, такой компании будет достаточно двух бухгалтеров.

Метод нормирования можно применить и к одному конкретному специалисту, чтобы определить степень его загрузки. Если задач у сотрудника слишком много, необходимо снять часть их и перераспределить между другими работниками, если это возможно, либо нанять дополнительных людей для выполнения этой работы. Если после всех расчетов выяснилось, что сотрудники загружены не полностью, можно занять их на каких-то новых участках работы или же сократить штат и распределить общую нагрузку равномерно по оставшимся сотрудникам. Как вариант – передать неравномерно распределяющиеся во времени задачи на аутсорсинг. В этом случае платить нужно только за реальный объем работы, и у вас не будет необходимости содержать работника, услуги которого не нужны вам все пять дней в неделю.

Для того, чтобы сделать работу сотрудников более результативной, можно установить для них определенные показатели эффективности (так называемые KPI), достижение которых влияет на размер премии. Показатели эффективности помогут учитывать разный КПД сотрудников, ведь при одинаковом окладе и одной и той же должности люди будут получать разную премию, которая зависит напрямую от качества их работы.

Выбор показателей KPI зависит от должности и определяется руководством компании или отдела. Для бухгалтерии это может быть количество ошибок в проводимых операциях и отчетности, соблюдение сроков ее сдачи и т.д. Установить KPI можно практически для любой должности, для этого подойдут любые показатели, которые можно измерить и подсчитать и которые влияют на общий результат работы.

Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно. Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?

Что влияет на количество бухгалтеров?

В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.

Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.

И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.

Определяем количество сотрудников бухгалтерии

Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.

В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?

Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!

Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии. Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.

Автоматизация – королева эффективности

Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.

Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.