В страховом свидетельстве в обязательном порядке должна отображаться только максимально актуальная и достоверная информация.

Если по каким-то причинам в официальные документы вносятся изменения, касающиеся личных данных, необходимо заполнять специальное заявление об обмене страхового свидетельства – АДВ-2.

Данная процедура строго обязательна. Заявление должно заполняться по установленной действующим законодательством форме. В противном случае оно не будет принято компетентными органами.

Общие сведения

Заявление по форме АДВ-2 необходимо оформлять соответствующим образом. Все его пункты закреплены на законодательном уровне. Наличие каких-либо ошибок и исправлений не допускается.

С перечнем различных реквизитов, присутствие которых в документе рассматриваемого типа строго обязательно, лучше всего ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда .

Также желательно разобраться со следующими важными моментами:

• какова роль данного документа;
• нормативная база.

Особенно важна нормативная база. Так как знание действующего законодательства позволит избежать самых разных проблем, связанных с оформлением и подачей документов в различные государственные органы.

Какова роль документа

Документ рассматриваемого типа требуется заполнять в обязательном порядке, если необходимо внести изменения следующих данных в официальных бумагах:

• фамилия, имя, отчество;
• место рождения;
• дата рождения.

В данном законодательном акте присутствует образец данного заявления, в нем перечислены все необходимые реквизиты.

Причем заполнение данного заявление следует выполнять только печатными буквами, сам бланк необходимо распечатать на бумаге формата А-4.

• код по ОКУД;
• страховой номер;
• фамилия, имя, отчество;
• обновленные реквизиты, которые претерпели изменения (оставшиеся прежними не указывают):

1. Фамилия.
2. Отчество.
3. Дата и место рождения (город, край, поселок, село).
4. Гражданство.
5. Место постоянного проживания – точный адрес, индекс.

• телефон;
• документ, который удостоверяет личность (паспорт);
• номер, а также серия;
• дата и место выдачи.

В самом низу бланка должны присутствовать:

• дата подачи заявления;
• личная подпись.

Как заполнить форму АДВ-2

Подаваемое заявление в пенсионный фонд АДВ-2 должно быть оформлено соответствующим образом. Соблюдение правил заполнения бланка обязательно, так как они закреплены на законодательном уровне.

Потому физическому лиц, формирующему данный документ, следует максимально подробно разобраться со следующими моментами:

• где можно взять сам бланк АДВ-2;
• основные правила формирования;
• образец заполнения.

Где можно взять бланк

Во избежание различного рода ошибок при оформлении документа рассматриваемого типа лучше всего обзавестись уже готовым бланком.

Сделать это можно следующим образом:

1. Обратившись в соответствующую специализированную организацию.
2. Зайдя на официальный сайт Пенсионного фонда Российской Федерации.
3. Посетив иной надежный ресурс в интернете.

Но даже если бланк был скачан с максимально надежного сайта, необходимо все же ознакомиться с действующим законодательством и удостовериться в правильности его оформления.

Так как никто не застрахован от ошибок, а при подаче неправильно заполненного документа в ПФР необходимо будет оформлять его заново. Что приведет к потере времени.

Основные правила по формированию

Подаваемая в ПФР форма АДВ-2 должна оформляться строго в соответствии со следующими правилами:

Также имеются правила заполнения касательно каждого реквизита:

Документ рассматриваемого типа также можно сформировать при помощи специального программного обеспечения. Его достаточно просто скачать в интернете.

Образец заполнения

Любой документ лучше всего заполнять по . Так вероятность свершения каких-либо ошибок минимальна:

С данным документом необходимо в обязательном порядке ознакомиться работнику отдела кадров, который осуществляет обработку данных сотрудником предприятия или индивидуального предпринимателя.

Причем самому страхователю отсутствие страхового номера, либо несовпадение реквизитов ничем не грозит. Нарушение сроков подачи формы АДВ-2 почти всегда приводит к наложению серьезного штрафа на предприятие.

Видео: персонифицированный учет. Обмен, дубликат страховых свидетельств.

Особенно если подобная ситуация возникает в момент сдачи отчетности – после 1 марта, включая данное число. При этом само взыскание осуществляется непосредственно Пенсионным фондом Российской Федерации.

Некоторые льготы представляются жителям городов недавно присоединенного полуострова Крым. Так как большая часть населения не имеет необходимых документов, они могут заполнить заявление непосредственно на сайте ПФР.

Можно ли сформировать заявление об отмене страхового свидетельства в 1С

Существенно может упростить задачу по заполнению документа рассматриваемого типа специальная бухгалтерская программа от компании 1С.

С её помощью можно заполнить и распечатать форму АДВ-2 с минимальными затратами времени. Причем сделать это можно двумя путями:

После нажатия на один из обозначенных выше пунктов возникнет окно, куда необходимо будет внести все анкетные данные сотрудника.

При этом можно воспользоваться функцией под названием «заполнить» — в данном случае табличная часть будет заполнена работниками, у которых страховые номера отсутствуют.

При необходимости, нажав на кнопку «записать файл на диск», можно разместить всю важную информацию в постоянной памяти персонального компьютера.

Но для реализации данной функции необходимо, чтобы в базе присутствовали паспортные данные сотрудника (справочник «физические лица»).

В 1С имеется также специализированная функция для формирования АДВ-2. Активируется она следующим образом: наживаем на кнопку-вкладку «кадры» — «заявление об обмене, дубликат страхового свидетельства».

Имеется альтернативный способ формирования документа данного типа: кликаем на меню «кадры» — «документы персонифицированного учета ПФР». Необходимо отметить вид заявления, допустимо формирование АДВ-2 и .

При этом список работников вносится в ручном режиме через специальную закладку «работники». Кликнув на «Заполнить» – «заполнить заявления», можно осуществить работу в полностью автоматическом режиме.

Имеется очень важный момент – поле «Дата получения свидетельства» заполняется только в том случае, если работник получил заявление через предприятие, где он трудоустроен на данный момент.

В противном случае графу необходимо оставить полностью пустой. «Данные, указанные в свидетельстве» — в раздел информация прописывается в автоматическом режиме.

Но при этом всю внесенную информацию можно редактировать в ручном режиме. Раздел «изменившиеся данные» необходимо заполнять в ручном режиме.

Если какие-либо реквизиты не изменились, то необходимо оставит раздел пустым. Когда у работников указаны все необходимые паспортные данные, то в 1С станет доступна функция распечатки формы.

Выполняется данная операция достаточно просто: «файл» — «печать». Очень важно помнить, что после проведения документа в 1С он становится полностью недоступен для последующего изменения.

Руководителям организаций, работникам отдела кадров, а также бухгалтерам следует помнить, что при изменении персональных данных работника всегда следует в кратчайшие сроки формировать заявление типа АДВ-2.

В противном случае велика вероятность наложения штрафа после окончания отчетного периода, причем величина его может быть достаточно ощутимой.

Необходимо сдавать документ рассматриваемого типа в обозначенные в законодательстве сроки.

Зачастую возникают случаи, когда индивидуальные данные человека утрачивают актуальность. Если это происходит, гражданину приходится заменить все документы, в которых прописаны неактуальные данные. Для замены данных в ПФ РФ необходимо сформировать заявление по форме АДВ-2.

Самой частой причиной, по которой людям приходится формировать данное заявление, является смена фамилии. К примеру, по причине вступления в брак, или наоборот – развода. Также, заполнить дано заявление, и поменять все необходимые документы придется и при смене других личных данных:

• Отчество (если его не стало, указывают – «отменено»);
• Пол (в соответствии с мед. заключением);
• Дата или место рождения;
• Гражданство;
• Адрес прописки.

Порядок заполнения

Бланк заявления по форме АДВ-2 приведен ниже.

Рассмотрим, как он правильно заполняется. В него вносятся следующие данные:

1. Номер страх. свидетельства гражданина (состоит из 11 цифр).
2. ФИО, которые прописаны в ранее выданном свидетельстве.
3. Новые данные гражданина, которые нужно поменять в свидетельстве о страховании. В этом пункте требуется заполнять только изменившиеся данные. Остальные вписывать нет необходимости.
4. Документ, удостоверяющий личность гражданина: вид, серия, номер, а также кем и когда выдан.
5. Дата формирования заявления и личная подпись человека.

Все пункты являются обязательными к заполнению.

Образец заполнения АДВ-2 при смене фамилии приведен ниже.

Ключевые принципы заполнения

Заявление по данной форме обязательство должно заполняться в соответствии со следующими правилами:

• Если форма заполняется вручную, можно использовать только синюю шариковую ручку. Буквы должны быть печатными. Также, можно воспользоваться компьютером.
• Все сведения о гражданине должны быть отражены в именительном падеже и большими, печатными буквами.
• Пол гражданина нет необходимости прописывать полностью, указываются только первые буквы – М или Ж.
• Даты указывают в формате: ДД, наименование месяца, ГГГГ (к примеру, 18 августа 2017).
• При указании адреса рождения и адреса прописки следует помнить, что они должна быть прописаны точно так же, как и в документе, удостоверяющем личность человека.
• Нельзя вносить в заявления сведения, которых нет в документе, удостоверяющем личность гражданина.
• При заполнении разрешено использовать сокращения.
• В одну клетку можно вписать только один символ.

Действия нанимателя

Наниматель, при получении от служащего заявления по форме АДВ-2, обязан проверить, правильно ли прописаны данные. После этого, в течение 2-х недель он должен отправить его, а также опись формы АДВ-6-1 в свое территориальное отделение Фонда.

В течение месяца работники ПФР принимают решение о выдаче нового страх. свидетельства. Как только решение принято, и документ изготовлен, они направляют его в фирму с сопроводительной ведомостью. В течение недели с момента получения наниматель должен передать служащему его новый документ. Получив его, работник должен проставить свою личную подпись в сопроводительной ведомости.

На протяжении жизни у человека могут произойти изменения жизненных обстоятельств, которые приведут к необходимости поменять не только работу и место жительства. Иногда человеку приходится изменить личные данные. Например, женщина, вступая в брак, берёт фамилию мужа или человек сам решает поменять имя или фамилию. Часто открываются новые обстоятельства, из-за которых гражданину приходится изменить данные о своём месте рождения. В последнее время нередки случаи смены пола.

Человеку необходимо сменить все документы, даже если произошло изменение всего одного реквизита, потому что в этих документах по закону зафиксированы уже устаревшие сведения. В основном это касается паспорта или иных документов, удостоверяющих личность, а также документов, относящихся к сфере налогообложения и страхования.

Общие сведения

Форма АДВ-2 – это личное заявление гражданина об обмене страхового свидетельства, в котором имеются данные о номере его индивидуального лицевого счёта. На этот счёт работодатель ежемесячно перечисляет пенсионные взносы на имя владельца этого счёта, на нём отражаются все будущие пенсионные права застрахованного человека.

Страховое свидетельство необходимо поменять при возникновении следующих обстоятельств:

• Изменились любые анкетные данные человека (в свидетельстве должны быть отражены только достоверные сведения о гражданине).
• Сведения, вписанные в страховое свидетельство, оказались недостоверными.
• Документ оказался непригодным для дальнейшего использования.

Как только у человека произошло событие, приведшее к необходимости сменить пенсионное свидетельств, гражданин обязан обратиться лично к своему работодателю или в отдел кадров предприятия. При себе нужно иметь документы, служащие доказательством произошедших изменений: свидетельство о браке, паспорт. С этого документа снимается копия, заполняется анкета АДВ-2.

Если застрахованное лицо на данный момент не трудоустроено, ему для обмена страхового свидетельства требуется самостоятельно обратиться в Пенсионный фонд. Готовый бланк заявления по форме АДВ-2 можно скачать из Интернета. Требуется заполнить его и сдать вместе со следующими документами:

• паспорт или другие документы, удостоверяющие личность;
• свидетельство о браке;
• прежнее пенсионное свидетельство.

Нормативное регулирование

Нормативная база, касающаяся написания заявлений по форме АДВ-2, регламентирована Постановлением Правления ПФР №192 от 31 июля 2006 года, отредактированном 20.01.2015 г. В данном документе зафиксированы правила заполнения, приведён единый образец бланка. Бланк можно взять в самом ПФ, или на его официальном сайте.

Подавать заявление необходимо в двухнедельный срок, особенно если человек только что устроился на работу. Работодателю несвоевременная подача заявления грозит штрафными санкциями (Постановление Правительства от 15.03.97 № 318). Работнику отсутствие страхового номера или неправильная подача реквизитов ничем не грозит.

Заполнение АДВ-2

Данные в форму АДВ-2 заносятся лично застрахованным гражданином. В некоторых случаях по поручению работодателя заявление пишут уполномоченные им сотрудники кадрового отдела организации или другой работник.

Требования

Заполнить её довольно легко, в отличие, например, от . Застрахованный работник должен собственноручно подписаться под заявлением и тем самым подтвердить подлинность сведений в документе.

Если работник отсутствует на рабочем месте по причине долгосрочной командировки, болезни или по любой другой уважительной причине, руководитель имеет право поставить свою подпись в заявлении. При этом он обязан указать причину, по которой это происходит.

Правила заполнения:

• Заполняется от руки печатными буквами, синими чернилами или можно напечатать на компьютере.
• Все сведения даются в именительном падеже и заглавными буквами.
• Пол записывается в виде буквы «М» или «Ж».
• Дату следует писать по формуле ДД месяц ГГГГ (05 февраля 2017).
• Наименования населённых пунктов и территориальных образований пишутся точно, как в исходных документах.
• Все данные вводятся согласно удостоверяющих личность документов. Нельзя вписывать никаких новых данных, если их нет в данном документе.
• Разрешается использовать общепринятые сокращения.
• В каждую клеточку вносится 1 символ: буква или цифра.

Смена фамилии и важные нюансы такого мероприятия — тема видео ниже:

Инструкция по заполнению

Сведения	Правила заполнения	Обязательность заполнения
Страховой номер	Вписывается номер индивидуального лицевого счёта застрахованного гражданина согласно страхового свидетельства.	В обязательном порядке.
Сведения из страхового свидетельства : Фамилия, имя, отчество	Записываются точно, как в страховом свидетельстве.	Обязательно.
Новые сведения о гражданине : Фамилия, имя, отчество Дата и месторождения Гражданство Адрес постоянного проживания Адрес регистрации Фактическое место проживания Телефоны	Заполняется в соответствии с инструкцией по заполнению «Анкеты застрахованного лица». Если какой-то пункт отсутствует в документе, удостоверяющем личность, а в прежнем страховом свидетельстве он есть, то в этом месте необходимо приписать: «отменено».	Вписываются только изменившиеся реквизиты. Например, если изменилось место рождения, то нужно вписать все данные этого пункта согласно новым записям.
Документ, удостоверяющий личность : Вид документа Номер, серия Кем и когда выдан	По правилам заполнения «Анкеты застрахованного лица».	Обязателен.
Дата написания заявления	Записать согласно правилам заполнения «Анкеты застрахованного лица».	Обязательно.

Необходимо помнить, что в пункте «новые сведения о гражданине» указываются только изменившиеся данные. Их следует перенести из нового паспорта с изменёнными личными данными. При обмене паспорта по поводу изменения фамилии в заявлении пишется новая фамилия.

Образец

Пример заполнения при смене фамилии

Как получить

Работодатель обязан передать документы в местное отделение ПФР не позднее 14 дней со дня написания заявления. К документам необходимо приложить опись ().

• Изучение данных, внесение изменившихся сведений и изготовление нового свидетельства занимают много времени, поэтому ПФР по закону отводится 1 календарный месяц на все эти действия. После этого новый документ с сопроводительным письмом пересылается на адрес организации.
• Работодатель должен не позднее 1 недели вручить новое свидетельство застрахованному работнику. При этом работник расписывается в сопроводительной ведомости ПФР. Эта ведомость посылается обратно в ПФР.

В каких случаях в территориальное подразделение ПФ РФ предоставляется АДВ-2, образец заполнения при смене фамилии приведен ниже. Как необходимо заполнять документ – подробный порядок и основные правила. Какая форма актуальна на текущую дату? Обо всех тонкостях, связанных с оформлением этого бланка, поговорим далее.

Поводов изменить фамилию, имя и даже отчество множество: от вступления в брак до желания попрощаться с неблагозвучным произношением. Законодательство России позволяет всем желающим лицам старше 14 лет сменить ФИО согласно Закону № 143-ФЗ. Для этого нужно обратиться в свое отделение ЗАГСа или другого государственного органа, в котором проводилась регистрация гражданина.

Изменение личных данных приводит к смене паспорта в установленные сроки (1 месяц), но не влечет необходимости замены ИНН. Другое дело – СНИЛС гражданина, имеющий непосредственное отношение к будущим пенсионным выплатам. Замена пластиковой карточки требуется при смене фамилии, даты и/или места рождения, пола.

Роль заявления АДВ-2

П. 26 Инструкции о ведении персонифицированного учета, утвержденной Приказом под № 987н гласит, что при смене ФИО сотруднику следует обратиться в ПФ лично или передать работодателю заявление формы АДВ-2, скачать бланк можно здесь. В течение 2 недель с даты получения документа кадровик или другое уполномоченное лицо предприятия обязано сдать форму с приложениями (опись АДВ-6-1) в ПФ.

После проверки информации в срок до 1 месяца пенсионный инспектор принимает решение об отказе или отмене свидетельства. В случае положительного ответа работодатель получает на сотрудника новое страховое свидетельство СНИЛС (без смены номера) и под расписку выдает документ гражданину. Сопроводительная ведомость подлежит возвращению в ПФ.

Важно! Нередко возникает вопрос: Сдали АДВ-2 как получить, если человек отсутствует длительное время? В этой ситуации работодатель самостоятельно проверяет все указанные данные в СНИЛС и получает карточку, а в дальнейшем передает ее человеку.

Как заполняется заявление по форме АДВ-2 – пример

Порядок заполнения приведен в Постановлении Правления ПФ РФ за № 473п от 01.06.2016 г. Допускается внесение обязательной информации компьютерным способом или от руки заглавными печатными буквами. Никаких помарок/ошибок быть не должно, наличие опечаток также не разрешается. После заполнения нужно очень внимательно проверить все сведения, так как любые неточности/исправления приведут к отказу в приеме формы или отрицательному решению по итогам рассмотрения контрольными органами.

Если АДВ-2 составляет ответственное лицо работодателя, проверка данных все равно является обязанностью застрахованного лица, что подтверждается личной подписью в конце документа. К обязательным реквизитам относятся:

1. Страховой номер.
2. ФИО – с указанием прежних и новых данных.
3. Дата и место рождения.
4. Гражданство.
5. Адрес по регистрации (прописке) и фактический.
6. Контактный телефон.
7. Удостоверяющий документ.
8. Личная подпись и дата составления.

Обратите внимание! Если работник не имеет возможности подписать заявление лично по причине длительного отсутствия (более 1 месяца), заверить форму вправе работодатель с указанием уважительной причины.

Форма АДВ-2 – образец заполнения реквизитов:

• Страховой номер – обязательное поле. Здесь указывается страховой номер лицевого счета гражданина.
• ФИО по страховому свидетельству СНИЛС – обязательное поле, необходимо указывать фамилию с именем-отчеством по пенсионной карточке.
• Новые личные сведения – заполняются только данные, претерпевшие изменения. При смене ФИО, места рождения, даты заполняются соответствующие поля. Те же правила распространяются на гражданство и адреса (регистрационный и/или фактический).
• Удостоверяющий документ – указываются реквизиты паспорта россиянина или иностранного гражданина, загранпаспорта, свидетельства о рождении, удостоверения военного служащего, вида на жительство, удостоверения беженца и прочих документов по Справочнику Постановления № 473п. Обязательно внесение данных по серии, номеру, дате выдачи с установленным форматом, наименованию регистрационного органа.
• Дата составления и личная подпись – обязательны после проверки информации застрахованным лицом. Формат даты: ДД (цифрами), наименование месяца (буквами), ГГГГ (цифрами).

Важно! При изменении личных сведений не стоит пренебрегать законодательным порядком смены СНИЛС. В дальнейшем это влечет негативные последствия не только для работодателя (в виде штрафов), но и может повлиять на процедуру оформления пенсии гражданина.

Страховое свидетельство, содержащее уникальный номер СНИЛС, должно быть у каждого трудоспособного гражданина. И если наиважнейший документ у работника отсутствует, его оформлением обязан заняться работодатель. Однако как быть, если СНИЛС у сотрудника имеется, а вот данные в нем не совпадают. Например, работница вышла замуж, и теперь у нее другая фамилия в паспорте.

Отметим, что измениться может не только фамилия, но и имя или отчество гражданина, а также место и дата его рождения. Такие ситуации встречаются довольно редко, например, при вновь открывшихся особых обстоятельствах.

В такой ситуации необходимо составить специальное обращение в ПФР — «Заявление об обмене страхового свидетельства». Данный документ имеет унифицированную форму АДВ-2, утвержденную Постановлением ПФР № 2 от 11.01.2017.

Актуальный бланк АДВ-2

Подать сведения в Пенсионный фонд нужно не позднее 14 дней с момента обращения работника, такие нормы закреплены в п. 5 ст. 7 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ , п. 27 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 № 987н.

Как заполнить заявление АДВ-2

Заявление может составить работник самостоятельно либо обратиться в отдел кадров организации. Для составления данного обращения в ПФР потребуются следующие документы:

• паспорт, содержащий новые сведения;
• документы, подтверждающие изменение персональных данных работника (свидетельство о браке, решение суда и прочее);
• страховое свидетельство со старыми данными.

Подготовив документацию, приступаем к формированию АДВ-2. Используем условия примера для наглядности: Викторова Виктория Викторовна зарегистрировала официальный брак. При регистрации изменила фамилию на Костина.

Следуем пошаговой инструкции:

1. Вносим анкетные данные гражданки Викторовой В.В. в первый блок заявления. Отметим, что СНИЛС, фамилию, имя и отчество в данном разделе следует указать до изменений.

1. В следующем блоке указываем измененные персональные данные. Отметим, что дублировать информацию, которая осталась без изменений, не нужно. Регистрируем только новую фамилию.

1. Указываем и адреса постоянного места жительства: при регистрации и по фактическому проживанию. Напомним, что если эти адреса совпадают, заполняется только блок с адресом по регистрации. Затем прописываем контактный телефон гражданина.

1. Теперь указываем информацию о документе, удостоверяющем личность. В нашем случае это паспорт. Прописываем наименование документа в соответствии с Классификатором, представленном в приложении № 2 Постановления № 2п. Далее записываем серию и номер документа, дату выдачи и наименование органа, выдавшего паспорт. Затем указываем дату составления АДВ-2 и подписываем у гражданина, сменившего свои персональные данные.

Помимо заявления об изменении данных СНИЛС, в Пенсионный фонд необходимо подать специальную сопроводительную опись. О том, как ее составить, читайте в отдельной статье: .

Готовый АДВ-2: образец заполнения при смене фамилии

Если СНИЛС утерян

Смена фамилии — не единственный случай, когда придется обратиться в Пенсионный фонд за новым страховым свидетельством. Например, если работник потерял документ или утратил его при определенных обстоятельствах.

В такой ситуации необходимо составить специальное заявление по форме АДВ-3 о выдаче дубликата СНИЛС.

Бланк заявления утвержден Постановлением ПФР № 2п. Данный нормативно-правовой акт содержит не только подробную инструкцию по заполнению формы, но и наглядный образец.

Как правильно заполнить АДВ-3

Заполнять форму следует в аналогичном порядке:

1. Указать анкетные данные (Ф.И.О., дату рождения, пол и место рождения).
2. Записать гражданство.
3. Вписать место постоянного проживания (по регистрации и по факту). Если данные совпадают, то дублировать информацию не нужно.
4. Прописать телефон, рабочий или домашний.
5. Реквизиты документа, удостоверяющего личность.
6. Поставить дату и подпись гражданина, который потерял страховое свидетельство.

Затем заявление заверяет работодатель. Указывается номер СНИЛС, по которому производились отчисления в ПФР и сдавались отчеты.