Как составлять план мероприятия? Составление плана проведения мероприятия: пример и структура. План организации праздника

Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами. Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом. Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами.

План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия (работы или мероприятия), требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.

Совокупность мероприятий (в указанном понимании) представляет собой проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов или программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности .

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. Обманчиво простая форма плана мероприятий требует (если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата) кропотливой вдумчивой работы. Нет нужды напоминать о том, что «самое главное в производстве – это подготовка производства» и что хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта.

Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить , , и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, .

В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Для этого рассматривается один поучительный пример из практики автора, в котором использование ключевых показателей эффективности сочетается с техникой причинно-следственной диаграммы , «5 почему» и с обычным для менеджера проекта умением строить расписания проекта . Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса .

Структура плана

Приведенное выше определение плана мероприятий позволяет определить лишь самые общие требования к структуре (разделам) документа:

Наименование
Цели мероприятий
Исполнители мероприятий
Плановые сроки мероприятий
Обоснование мероприятий
План-график
Требования к результатам
Отчетность и контроль
Приложения

Форма плана

Обязательными реквизитами плана мероприятий являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проект плана мероприятий, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован. В конце текста плана мероприятий или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Разработка содержания плана мероприятий

Идея метода

Постановка задачи: имеется продукт или направление деятельности организации, показатели качества которого необходимо улучшить.

Решение задачи предлагается осуществить в несколько шагов.

Шаг 1. Точно описать продукт (продукты) рассматриваемого направления деятельности.
Шаг 2. Определить основные показатели качества продукта (продуктов).
Шаг 3. Классифицировать причины нарушения качества.
Шаг 4. Оценить степень влияния выявленных причин на нарушение качества.
Шаг 5. Предложить мероприятия, направленные на устранение или компенсацию выявленных причин.
Шаг 6. Оценить степень влияния предполагаемых мероприятий на повышение показателей качества.
Шаг 7. Ранжировать мероприятия по приоритетности, ориентируясь на степень их влияния на результат, срокам и стоимости; отобрать наиболее эффективные мероприятия.
Шаг 8. Сформировать сетевой график мероприятий.
Шаг 9. Сформировать временной график мероприятий, определить исполнителей.

Первый шаг включен в последовательность действий потому, что описание продукта (требований к нему) является определяющим для всего последующего процесса планирования. Если достаточно точного представления о продукте не сформировано, то дальнейшие действия обречены на неполноту или неэффективность.

Применение описанного метода проиллюстрируем примером.

Исходная ситуация

Сервисная компания (далее – СК) предоставляет в аренду оборудование и инструмент для ремонта нефтяных скважин, который выполняет специализированная компания по ремонту скважин (далее – КРС) (см. рис. 1). Оборудование доставляется в бригады КРС, работающие на месторождениях, в соответствии с заявками КРС в оперативном режиме. Заявка содержит требования к комплектации оборудования. Укомплектованное оборудование должно сопровождаться комплектом документов, подтверждающих его исправность и возможность использования. СК обеспечивает исправность оборудования, выполняя его техническое обслуживание и ремонт после возвращения его из КРС. Доставка выполняется транспортной компанией (далее – ТК), работающей у СК на субподряде. Некоторые виды ремонта и испытаний также выполняются субподрядчиками СК. КРС оплачивает время аренды или количество успешных операций, выполненных с помощью арендованного оборудования. Непроизводительное время бригады КРС, причиной которого стало арендованное оборудование, не оплачивается.

Описанное направление деятельности является для СК относительно новым, поэтому некоторые вопросы придется решать «с нуля».

Рис. 1. НК, КРС, СК и ее субподрядчики

Другие данные об исходной ситуации приводятся по ходу изложения ниже.

Требуется разработать годовой план мероприятий по повышению операционной эффективности компании.

Шаг 1. Описание продукта

Продуктом СК является оборудование, удовлетворяющее требованиям к:

техническим характеристикам (тип, марка, размер, мощность, диаметр и т.п.) – определяются заявкой;
ресурсу или надежности – определяются правилами ведения работ, руководствами по эксплуатации оборудования или договором между КРС и СК;
комплектности – определяются руководствами по эксплуатации оборудования или заявкой;
наличию сопроводительных документов – определяются правилами ведения работ и/или договором между КРС и СК;
месту и времени доставки – определяются заявкой.

Нарушение хотя бы одного из перечисленных требований влечет невозможность использования оборудования в процессе ремонта скважины. Контроль соблюдения требований осуществляет мастер ремонтной бригады или супервайзер нефтяной компании (далее – НК), которая является заказчиком ремонта скважины.

Выполнение перечисленных требований должно быть обеспечено следующим бизнес-процессами СК соответственно:

формирование оборотного фонда оборудования;
обеспечение технической готовности (включает подпроцессы: ревизия, техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания);
комплектация;
управление документацией;
доставка.

Таким образом, требования к продукту СК декомпозируются в требования к продуктам отдельных бизнес-процессов.

Шаг 2. Основной показатель качества

Напомним, что качеством продукта называется соответствие продукта требованиям клиента. Показатели качества являются количественными измерителями такого соответствия.

Наивный подход к определению показателей качества в нашем случае привел бы к простому набору из нескольких индикаторов несоответствий. Например, для данного вида оборудования необходимо иметь 5 сопроводительных документов, по факту привезли 3, следовательно, по выполнению требований к документам ставим «минус» и т.п.

Правильный взгляд на процесс (с точки зрения не потребителя продукта СК, а с точки зрения НК – потребителя продукта КРС) приводит к одному показателю – потерям производительного времени ремонтной бригады в процессе ремонта скважины . Действительно, НК заинтересована в минимальном времени простоя скважины в связи с ремонтом. Необходимое время ремонта определяется планом работ КРС; время, потраченное сверх нормативного, а тем более простои КРС не оплачиваются. Следовательно, КРС также заинтересована в минимизации потерь производительного времени. Заинтересована в этом, посредством системы тарификации, и СК.

Итак, основой показатель качества продукта СК – количество потерь производительного времени КРС (далее – ППВ), вызванных использованием арендованного оборудования. Измеряется этот показатель в бригадо-часах. Цель состоит в его минимизации.

Шаг 3. Классификация причин нарушения качества

ППВ связаны как с качеством самого продукта (т.е. доставленного в бригаду оборудования), так и с его эксплуатацией бригадой. Поэтому первый шаг классификации ППВ состоит в определении виновной в потерях стороны, которой могут быть:

субподрядчики СК,

Следующий шаг классификации показан на рис. 2.

Рис. 2. Классификация причин потерь производственного времени.

Отметим, что в нашей классификации причины потерь соответствуют бизнес-процессам СК, которые, в свою очередь, отвечают видам требований к качеству продукта СК (см. шаг 0).

Итогом шага является причинно-следственная диаграмма нарушений качества, напоминающая диаграмму Исикавы и построенная по методу «5 почему».

Шаг 4. Степень влияния причин нарушения качества на результат

Для того, чтобы оценить степень влияния выделенных нами причин на результат, необходим аналитический учет по видам причин. Как правило, такой учет в СК ведется – хотя бы для того, чтобы корректно выставить претензии субподрядчикам или заказчику (КРС). На рис. 2 приведены соответствующие цифры.

Наибольшая доля потерь (80%) приходится на СК; в свою очередь, наибольшие проблемы (60%) связаны с процессом технического обслуживания и ремонта, призванного обеспечить исправность и достаточный ресурс предоставляемого заказчику оборудования.

Попробуем разобраться с проблемами ремонта глубже. Как и всякий производственный процесс, ремонт обеспечивается следующими ресурсами:

технологией,
производственными мощностями,
запасными частями и материалами,
персоналом,
общей организаций производства.

По каждому из перечисленных видов ресурсов мы и зададим следующее «почему?» (третье по счету).

Следует признать, что редкие компании ведут корректный аналитический учет потерь качества в привязке к производственным ресурсам. Не была исключением и рассматриваемая СК. Поэтому для оценки степени влияния производственных ресурсов на качество продукта пришлось воспользоваться мнениями экспертов. В соответствии с ними по степени проблемности ресурсы выстроились следующим образом:

недостаточная оснащенность производства (20%),
отсутствие или несоответствие технологий ремонта (10%),
нерациональная организация производства (10%),
недостаточная квалификация персонала (10%),
недостаточная мотивация персонала (5%),
некачественные запчасти (5%).

Итогом шага является расширенная причинно-следственная диаграмма нарушений качества, на которой приведены количественные оценки влияния выделенных причин на нарушение качества.

Шаг 5. Предложение мероприятий

В первую очередь, как явствует из приведенных оценок, надо заняться обновлением производственных мощностей. Однако дело это дорогое и длительное. Поэтому на данном шаге мы, не сдерживая фантазию, попробуем предложить как можно больше разнообразных мероприятий, способствующих решению тех или иных проблем (см. рис. 3).

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 3. Мероприятия.

На практике для изготовления рисунка, подобного рис. 3, полезно пользоваться доской или какой-либо программной средой типа MS Visio, поскольку придется дописывать и переставлять мероприятия и выстраивать из них причинно-следственные «грозди». Каждое мероприятия будет «бить» в одну или в несколько проблем, либо предшествовать по логике одному или нескольким мероприятиям (заодно появляется и прообраз сетевого графика мероприятий).

Отметим, что к категории проблем под названием «прочие» никакие меры принимать не предлагается, так как отнесение определенного процента нарушений к этой категории означает, что проблемы либо не настолько критичны, либо природа их неясна. В итоговой версии плана мероприятий «прочим» категориям могут быть посвящены действия, направленные на прояснение причин таких потерь, если, конечно, такие действия будут экономически оправданны.

Уже на этом шаге вполне можно оценить, насколько «легким» или «тяжелым» будет предлагаемое мероприятие с точки зрения его стоимости, продолжительности или иных факторов (например, степени сопротивления его выполнению). Тем не менее, повторим, что на данном шаге следует освободиться от предрассудков и максимально расширить спектр применяемых средств.

Итогом шага является диаграмма, в которой причинам потерь качества отвечают мероприятия, образующие причинно-следственную сеть.

В финальной версии такой диаграммы остаются, конечно, далеко не все мероприятия, которые были предложены во время «мозгового штурма», а только те, которые планируется выполнить. Общее время на реализацию мероприятий может быть определено либо исходя из необходимости достигнуть поставленную цель, либо как фиксированный период (например, год). Напомним, что в нашем примере для реализации мероприятий отводится один год.

Шаг 6. Оценка степени влияния мероприятий на результат

На этом шаге необходимо понять, насколько выполнение тех или иных мероприятий влияет на результат. В нашем случае – насколько те или иные мероприятия снизят ППВ.

Оценка улучшений рассчитывается исходя из того, что все мероприятия, отображенные на диаграмме, будут выполнены.

К требуемой оценке можно подойти двояко: либо мы определяем, какое улучшение возможно и рассчитываем целевое значение, либо целевое значение устанавливается, а размер улучшения рассчитывается. В ситуации, явившейся прообразом рассматриваемого нами примера, применялись оба подхода. Рассмотрим некоторые детали подробно.

Возьмем ППВ по вине заказчика оборудования – КРС. Основные потери связаны с некорректностью подачи заявки и с неправильной эксплуатацией оборудования в бригадах КРС.

Некорректность заявки означает неправильное указание типоразмера или комплектации оборудования. В свою очередь, неправильное указание типоразмера может быть обусловлено отсутствием (или сознательным неиспользованием) единого справочника оборудования либо ошибкой технолога, подготавливающего заявку.

Первая причина ликвидируется на первых этапах разъяснительной работой с технологами, созданием «бумажного» единого справочника , обязательного к использованию, а на финальных этапах – автоматизацией процесса заказа, когда единый справочник будет использоваться в рамках единой автоматизированной информационной системы.

Вторая причина, скорее всего, не устранима средствами, доступными СК. Ошибки будут, тем более, что часть из них в реальности обусловлена действиями НК, выдающей КРС определенный план работ по скважине.

В итоге, реальной оценкой будет снижение потерь по категории «некорректная заявка» наполовину, то есть в итоге на 1% от общего объема ППВ.

Аналогично, примерно наполовину удастся сократить потери, связанные с неправильной эксплуатацией оборудования. Здесь основными инструментами воздействия является налаженная претензионная работа, опирающаяся на данные контроля эксплуатации оборудования со стороны КРС. Однако, контроль эксплуатации все равно не будет тотальным, так как требует значительного увеличения ресурсов СК.

Прочие потери по вине КРС остаются неизменными.

Рассмотрим теперь потери, связанные с собственной производственной деятельностью СК.

Для оптимизации оборотного фонда оборудования (закупок необходимого оборудования, консервации, продажи или ликвидации ненужного) требуется предварительная аналитическая работа по расчету номенклатуры и объема оптимального оборотного фонда . Для этого необходимы данные о поведении случайных величин спроса на оборудование со стороны КРС и времени оборота, складывающегося из времени эксплуатации оборудования бригадой КРС на скважине, времени ремонта оборудования на базе СК, времени транспортировки оборудования и времени нахождения оборудования в состоянии технической готовности на складе СК . Требуемую статистическую информацию надо собирать не менее полугода. Финансовое ограничение также не позволит решить проблему оптимизации оборотного фонда полностью. Разумной оценкой будет улучшение по данному показателю на 5% от общего объема ППВ.

Целевое значение для улучшения качества ремонта (втрое в относительном измерении и на 40% ППВ в абсолютном) в нашем примере было поставлено «авторитарно». Тем не менее, это значение было подкреплено трезвыми оценками возможностей. А именно:

Суммируя полученные оценки по стрелкам причинно-следственной диаграммы потерь, получаем, что за счет планируемых мероприятий ППВ могут (и должны) быть снижены на 60% в течение года .

Полученный результат представляет собой целевое значение ключевого показателя качества и, соответственно, основную цель мероприятий. Диаграмма показывает, за счет чего достигается целевое значение.

После того, как будет сформирован график мероприятий (см. шаг 8), можно будет говорить о значениях целевого показателя, которые должны быть достигнуты поэтапно. Если предполагается, что целевое значение должно достигаться равномерно, то по известным формулам следует рассчитать целевые значения помесячно или поквартально.

Шаг 7. Ранжирование мероприятий

На этом шаге следует определить приоритетность предложенных мероприятий, принимая во внимание степень их влияния на целевые показатели мероприятий.

Фактически, шаги 4, 5 и 6 происходят одновременно или циклически во время рисования диаграммы проблем и мероприятий. Определяя приоритетность того или иного мероприятия, мы определяем приоритетность всех связанных с ним мероприятий (по логическим связям, которые показываются на диаграмме). Однако для независимых мероприятий необходимо определить приоритет, исходя как из количественных, так и из «политических» соображений.

Итогом шага должен являться упорядоченный по важности перечень независимых групп мероприятий.

В нашем примере важность всех групп мероприятий была признана одинаковой, иными словами, «наступление» на потери решено было вести «по всем фронтам» одновременно.

Шаг 8. Формирование сетевого графика мероприятий

Сетевой график для наших целей представляет собой диаграмму, показывающую логическую зависимость мероприятий. На диаграмме мероприятия изображаются вершинами графа и соединяются стрелками, если результаты одного мероприятия являются входными объектами для другого.

Вершинами графа являются как мероприятия, перечисленные ранее, так и дополнительные мероприятия, необходимость которых диктуется логикой.

Так, добавлены мероприятия, связанные со сбором статистической информации, необходимой для расчета оптимального объема оборотного фонда оборудования и норм расходов ресурсов на ремонт. Работам по автоматизации процессов СК предшествует постановка задачи (разработка технического задания) и выбор поставщика программного решения.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 4. Сетевой график мероприятий.

Шаг 9. Формирование временного графика

Временной график показывает, как должна разворачиваться реализация мероприятий во времени.

Для построения временного графика необходимо:

иметь сетевой график мероприятий,
оценить ресурсоемкость каждого мероприятия,
оценить продолжительность каждого мероприятия, исходя из ограниченности ресурсов,
привязать мероприятия к временной оси,
определить исполнителей и иные необходимые ресурсы.

Построение временного графика – сложная задача (задача целочисленной оптимизации), поэтому на практике решается она в несколько итераций. Расположение мероприятий во времени не должно противоречить связям «предшествует – последует», указанным на сетевом графике. Объем мероприятий, в которых задействован некий ресурс, не должен превосходить объем (пропускную способность) этого ресурса. Продолжительность мероприятий, в которых задействованы внешние по отношению к организации исполнители, должна быть определена с учетом риска задержек по вине другой стороны. Максимально широко следует использовать распараллеливание мероприятий.

Необходимо внимательно подойти к временнoму характеру и определению продолжительности мероприятий. Именно, мероприятие может быть:

однократным (например: подготовка технического задания или закупка определенного вида оборудования);
периодическим (например: обучение);
текущим (например: сбор статистической информации).

Продолжительность однократного мероприятия четко ограничена датами начала и окончания. Периодическое мероприятие характеризуется периодичностью и продолжительностью каждой реализации. Текущее мероприятие также ограничивается, как правило, датами начала и окончания, но простирается на весь период от запуска до конца периода планирования мероприятия. Чтобы пояснить различия между этими видами мероприятий, а также сослаться на правила, в соответствии с которыми производятся периодические или текущие мероприятия, в плане мероприятий используют поле «примечания».

Нередки случаи, когда в план мероприятий включаются мероприятия, связанные с разработкой некоторого подпроекта и его реализацией. В таких случаях, как правило, разработка плана подпроекта относится к вполне определенному сроку, продолжительность же реализации подпроекта может быть определена лишь приблизительно или вообще заранее не определена. В таком случае в общем временном графике мероприятий следует указать приблизительный интервал, сопроводив мероприятие примечанием о том, что оно осуществляется в соответствии с планом (заданием), утвержденным на предыдущем этапе (дать ссылку на пункт плана) и что его продолжительность подлежит уточнению в соответствии с указанным планом.

Аналогичную рекомендацию можно дать и для упорядочения периодических и текущих мероприятий. Если порядок их проведения заранее не определен, то в рамках планируемых мероприятий следует предусмотреть мероприятия по установлению такого порядка. Например, для периодических многосторонних технических совещаний вначале принимается регламент таких совещаний: устанавливается периодичность (скажем, один раз в месяц), порядок формирования повестки дня, обсуждения и принятия решений. Далее в план включается периодическое мероприятие «проведение технических совещаний», а в примечании указывается: «в соответствии с регламентом, см. п. … плана мероприятий»; при этом указанный регламент фигурирует в плане мероприятий как результат мероприятия, на который дана ссылка.

Если в план мероприятий внесено однократное мероприятие, по результатам которого запускается иной проект или текущая работа, то это указывается в примечании.

Помесячный график мероприятий для нашего примера приведен в табл. 1.

Табл 1. Временной график мероприятий.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

После разработки содержательной части плана мероприятий, построения диаграмм и графиков, выполнения расчетов можно приступить к оформлению документа.

Наименование

Наименование документа обычно выглядит как:

План мероприятий по…

Программа мероприятий по…,

если речь идет о большой систематической работе.

В любом случае наименование должно быть кратким, точно характеризующим основную цель мероприятий, а также, при необходимости, место и период выполнения мероприятий. Например:

Программа развития сервиса нефтепромыслового оборудования по Нижневартовскому региону на 201Х год.

Цели мероприятий

В этом разделе документа кратко формулируются основные цели мероприятий.

Порядок перечисления целей определяется приоритетом целей; целевые количественные показатели предшествуют качественным. Оба типа показателей должны допускать объективное измерение. При формулировке целей возможно краткое пояснение, за счет чего предполагается достижение данной цели. Количество указываемых целей не должно превышать 3 – 5. Обилие целей затрудняет проверку их достижения.

Например:

Целями мероприятий являются:
1. Сокращение потерь производительного времени заказчиков по Нижневартовскому региону не менее, чем на 60% от уровня 201Х-1 г. до конца 201Х года и ежемесячно в течение 201Х г. не менее, чем на 8% по сравнению с предыдущим месяцем.
2. Достижение рентабельности по направлению сервиса нефтепромыслового оборудования за 201Х г. не менее 5% за счет оптимизации организации бизнеса направления.
3. Увеличение выручки направления сервиса нефтепромыслового оборудования за счет принятия на обслуживание новых заказчиков в 201Х г.

Или:

Целью мероприятий является разработка унифицированных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников ООО «ААА», ООО «БББ», ООО «ВВВ».

Недопустимо отсутствие целей, указание чисто декларативных целей, целей без установления объективно измеримых количественных или качественных показателей.

Исполнители мероприятий

В этом разделе перечисляются исполнители мероприятий в соответствии с временным графиком, построенным на шаге 8.

Исполнители группируются по организациям, если в мероприятиях принимают участие несколько организаций. В таком случае указывается головная организация (стоит в перечне первой), руководитель мероприятий, руководители рабочих групп по организациям, кураторы мероприятий и т.д.

При необходимости следует указать, что:

По указанию руководителя мероприятий к участию в мероприятиях могут привлекаться работники <указываются наименования организаций и/или их подразделений> по согласованию с их непосредственными руководителями.

Если некоторые исполнители должны быть назначены или выбраны по итогам выполнения некоторых этапов мероприятий, то наименование таких исполнителей указывается условно (кратко описывается его роль в реализации мероприятий) и дается пояснение, как и когда определяется конкретный исполнитель. Например:

Подрядчик-поставщик АИС – подрядчик Общества, поставляющий программное обеспечение; определяется по итогам конкурса на этапе 7.

Плановые сроки мероприятий

В этом разделе указываются плановые сроки начала и окончания выполнения мероприятий, исходя из временного графика, полученного на шаге 8.

Обоснование мероприятий

Этот раздел плана мероприятий не является необходимым, но полезен для обоснования поставленных целей и предлагаемых для их достижения средств. Возможно перенесение этого раздела в приложение к плану мероприятий.

В зависимости от предмета мероприятий в данном разделе могут быть помещены описания ситуации «как есть» (до выполнения мероприятий) и «как будет» (после выполнения мероприятий), включая количественные оценки в разрезе целевых показателей, упомянутых в разделе «Цели мероприятий».

План-график

Этот раздел является центральным для плана мероприятий. В нем мероприятия группируются в этапы (по времени) или иные разделы, а для каждого отдельного мероприятия указываются:

порядковый номер или условное обозначение;
полное наименование мероприятия;
требуемый результат;
сроки выполнения (начало, окончание или периодичность);
место выполнения;
исполнители (в том числе, ответственный исполнитель);
примечания.

Форма представления информации о мероприятиях в данном разделе может быть разной. При выборе формы следует руководствоваться принципами полноты информации и наглядности.

Весьма удобна следующая комбинированная форма, которой мы уже воспользовались выше (табл. 1).

Если исполнители однотипных мероприятий находятся в разных организациях, то можно воспользоваться двумя таблицами – общим планом работ (табл. 2) и традиционным временным графиком (табл. 3).

Табл. 2. Образец общего плана работ.

Табл. 3. Образец временного графика.

Наименование мероприятия должно быть кратким и точно определять суть мероприятия. Обобщенные формулировки допускаются для наименования блоков мероприятий – разделов плана. Наименование мероприятия начинается, как правило, отглагольным существительным, указывающим на предпринимаемое действие (например: разработка, построение, создание, внедрение, приобретение и т.п.); следующие слова описывают объект действия (например: приобретение лицензий, формирование разделительного баланса, сбор статистической информации и т.п.). Желательно, чтобы наименования мероприятий, при их упоминании вне полного контекста плана работ, позволяли бы идентифицировать выполняемые действия (например: вместо двух мероприятий с наименованием «приобретение лицензии» в двух разных разделах плана лучше написать «приобретение лицензий на бухгалтерское программное обеспечение» и «приобретение лицензий на технологию выполнения сварочных работ»).

Наименование результатов мероприятий также должно быть предельно конкретным. Не беда, если в наименование результата надо будет повторить часть наименования мероприятия (например: мероприятие – «заключение договора на поставку запасных частей», результат – «заключенный договор на поставку запасных частей»; отметим, что краткая формулировка «заключенный договор» не будет идентифицировать результат, если перечень результатов мероприятий будет процитирован в другом документе без указания наименования мероприятий).

Следует различать мероприятия, приводящие к различным результатам. В свою очередь, различия результатов могут проявляться в статусах соответствующих объектов. Например, общее мероприятие «заключение договора» бывает целесообразно разделить на «подготовку проекта договора» с результатом «проект договора», «согласование проекта договора с контрагентом» с результатом «согласованный с контрагентом проект договора» и «подписание договора» с результатом «подписанный договор». Целесообразность этого обусловлена в различии исполнителей (проект договора готовит одна сторона, согласуют и подписывают обе), а также необходимостью разделения сроков выполнения (подготовка проекта договора – процесс, полностью контролируемый одной стороной; согласование – двусторонний процесс с риском затягивания по вине другой стороны).

Требования к результатам

В этом разделе приводятся требования к результатам мероприятий или ссылки на источники таких требований (например, отраслевые стандарты или локальные нормативные акты организации).

Раздел с описанием требований к результатам обязателен, если такие требования не являются общеизвестными или не установлены действующим законодательством или локальными нормативными актами организации. В частности, специфические требования к назначаемым или выбираемым исполнителям могут быть сформулированы в данном разделе документа.

Отчетность и контроль

Этот раздел посвящен формам и методам контроля за выполнением мероприятий.

Если в организации имеется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок управления проектами, в котором с надлежащей детальностью описаны формы и методы контроля выполнения проектов, то в данном разделе плана мероприятий достаточно дать ссылку на соответствующие разделы такого нормативного акта с уточнением персоналий.

В противном случае в данный раздел плана мероприятий необходимо включить минимальный набор положений, обеспечивающих контроль за выполнением мероприятий.

Отчеты о выполнении мероприятий подготавливаются, как правило, по всей вертикали управления мероприятиями, начиная с рядовых исполнителей до куратора мероприятий, который отчитывается перед органом, утвердившим план. Частота предоставления отчетов при этом убывает при движении по вертикали управления снизу вверх. Главную контрольную функцию выполняет куратор мероприятий; финальные решения по мероприятиям принимает орган, утвердивший план мероприятий. Например:

Руководитель рабочей группы еженедельно (в понедельник недели, следующей за отчетной, до 10.00 московского времени) отчитывается по установленной форме о ходе проекта куратору мероприятий.
Куратор мероприятий отчитывается о выполнении мероприятий перед генеральным директором не реже одного раза в две недели.
Контроль мероприятий, включающий согласование рабочих планов, проверку соблюдения сроков выполнения мероприятий, проверку (экспертизу) соответствия результатов мероприятий установленным требованиям, осуществляется куратором мероприятий.

Формы отчетности могут содержать информацию о выполнении целевых показателей проекта и административную информацию о соблюдении сроков выполнения мероприятий, назначении исполнителей, планируемых действиях (детализирующих мероприятия плана), проблемах по ходу выполнения мероприятий.

Выполняемые этапы.
Полученные результаты.
Планируемые действия.
Проблемы.
Предложения.

Приложения

В приложения к плану мероприятий может быть вынесена вся информация, которая необходима для реализации мероприятий, но не была отражена в перечисленных выше основных разделах плана.

К такой информации могут относиться:

планы использования ресурсов, в том числе финансовых (иными словами, бюджет мероприятий);
план коммуникаций и иных действий, сопровождающих выполнение мероприятий;
анализ рисков мероприятий.

Литература

Pyzdek Th. The Six Sigma Project Planner: A Step-by-Step Guide to Leading a Six Sigma Project Through DMAIC – McGraw-Hill. – 2003. – 232 p.
Pyzdek Th., Keller P. The Six Sigma Handbook. – McGraw-Hill. – 2010. – 548 p.
Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.
Демидов Е.Е. Эффективное использование оборотного фонда. / Справочник экономиста. – 2013. – № 1. – с. 80 – 87.
Майкл Дж. Л. Бережливое производство + шесть сигм: комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2005. – 360 с.
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Четвертое издание. (Русский перевод.) – Project Management Institute. – 2008. – 463 с.

Она же «диаграмма Исикавы» и «диаграмма рыбьей кости».

Они же «временные графики», «ленточные графики» или «графики Ганта».

Define – Определяй, Measure – Измеряй, Analyze – Анализируй, Improve – Улучшай, Control – Проверяй.

К таким потерям относятся: простои (в т.ч. ожидания), аварии, повторные операции (операции, не предусмотренные планом работ, но выполняемые вследствие неуспешности предусмотренных операций), невыполнения норм по скорости работ, прочие аналогичные виды потерь.

О том, как это может быть сделано, рассказано в .

Полученная информация будет основой для борьбы со снижением вариабельности указанных случайных величин в духе «шести сигм», которая во всей полноте должна развернуться на следующий год проекта.

Предприятия-изготовители всячески ограничивают распространение технологий обслуживания и ремонта, чтобы избежать появления конкурентов.

В идеале, конечно, потери должны быть снижены до нуля, однако при имеющихся ограничениях, в том числе и временных, определенные нами 60% представляют реальную цель. Указание нереальных целей девальвирует как план, так и весь проект.

Линейным (арифметическая прогрессия) или нелинейным (геометрическая прогрессия) способом. В нашем примере целью было поставлено ежемесячное сокращение ППВ не менее, чем на 8% от уровня предыдущего месяца – с небольшим опережением, поскольку 100 x (1 – 8/100)12= 36.8.

В реальном плане указываются Ф.И.О. исполнителей.

НПО – нефтепромысловое оборудование.

Полезно сразу ограничить объем такого рапорта, скажем, то одной страницы – тогда руководитель проекта вынужден будет отдать предпочтение наиболее существенным достижениям, планам и проблемам.

План мероприятия является серьезным документом, который позволит участникам проекта добиться желаемых результатов. При помощи этого документа шаг за шагом они продвигаются к своей цели. Важно провести процесс планирования правильно, иначе участникам будет непонятно, что уже выполнено, а что еще только предстоит совершить.

Перед осуществлением процесса разработки проекта необходимо узнать, Этот документ имеет определенную структуру. Советы опытных специалистов, предложенные далее в статье, позволят оформить подобный документ правильно и четко. А с его помощью достичь требуемой цели будет гораздо легче.

Определение

Планом мероприятия является особый вид документа, в котором, как уже говорилось, четко прописаны цели и действия участников проекта. Также здесь указываются требования к срокам выполнения и результативности, назначаются исполнители.

Это временное предприятие. Деятельность человека или группы людей в этом случае направлена на создание продуктов с уникальными свойствами и на достижение результатов, независимо от того, нужно ли составить план мероприятия праздника, тренинга, инвестиционного проекта и т. д. Представленный документ требует кропотливой работы над каждым его пунктом.

Качественно продуманная структура, ответственный подход к обозначению временных рамок проекта, исполнителей, действий каждого участника системы в значительной степени становится причиной успеха всего предприятия.

Процесс составления плана

Чтобы составить план подготовки мероприятия или проекта, лучше всего воспользоваться текстовым редактором на компьютере. Это поможет корректировать пункты документа в процессе его разработки.

В первую очередь ставится цель, с которой создается подобный документ, для этого необходимо написать всего два пункта. В первом указывается текущее состояние проекта, а во втором - результат деятельности.

Начиная с текущего момента, указываются этапы плана, позволяющие постепенно продвигаться к намеченной цели. С обратной стороны, где прописан результат, также указываются условия, при которых проект станет успешным. Все эти пункты вписываются в план.

Структура

Чтобы составить план профилактических мероприятий, праздника, проекта и т. д., следует рассмотреть общую структуру каждого подобного документа. По этим разделам необходимо прописывать соответствующие поставленным целям пункты.

В первую очередь указывается наименование мероприятия. Далее оговариваются цели составления этого документа. На следующем этапе необходимо определить и назначить всех исполнителей проекта.

Немаловажным этапом планирования является постановка плановых сроков проведения мероприятия. Далее следует обосновать все указанные действия. Затем можно приступать к разработке плана-графика.

Очень важно указать свои требования к результативности проведенной работы. После этого необходимо доработать необходимую отчетность, произвести контроль действий всех участников проекта.

Пример составления

Чтобы понять процедуру создания представленного документа, необходимо подробнее рассмотреть, как составить план мероприятий. Образец проекта по изучению английского языка будет представлен далее.

Не владею английским языком (1).
Наводятся справки о возможных способах изучения (3).
Приобретается самоучитель хорошего качества (7).
При помощи программы осваивается язык до уровня чтения со словарем. (8).
Запись на курсы для общения с носителем языка. В этот период необходимо освоить произношение слов, а также на слух понимать суть разговора (9).
Работа над расширением словарного запаса (10).
Чтение литературы и периодических изданий, написанных на английском языке (11).
Необходимо просматривать телепередачи соответствующей направленности (5).
Для практики необходимо отправиться в страну, где люди общаются на этом языке (4).
Владение английским языком на разговорном уровне (2).

Цифры в скобках обозначают реальную очередность, с которой были прописаны все пункты этого плана.

Уточнения

Задаваясь вопросом о том, как составить план мероприятий на год или на другой длительный период времени, следует взять во внимание необходимость уточнений пунктов проекта. Дело в том, что в процессе выполнения плана очень часто возникает необходимость добавить соответствующие исследования, пункты в разработанный ранее список. Это вполне нормальная ситуация.

При добавлении уточнений необходимо помнить об установленных заранее сроках выполнения работы. Их следует соблюдать.

В годовых сложных планах заранее все предусмотреть практически невозможно. В процессе работы над проектом соответствующие изменения вносятся в список. При этом никогда не выпускаются из поля зрения цель и сроки по ее достижению. Для этого ход выполнения каждого этапа необходимо тщательно контролировать.

Детализация

Рассматривая, как составлять план мероприятия, необходимо качественно детализировать каждый его этап. Причем это делается до того момента, пока каждый шаг не станет просто элементарным, не станет занимать всего несколько часов. Если эта работа выполнена правильно, можно легко оценивать выполнимость каждого этапа проекта. Это позволяет контролировать продвижение по проекту.

Для примера, если в плане написано, что в результате необходимо выучить 3 тыс. новых слов, это недостаточная детализация. Правильная формулировка будет подробнее. Например, требуется изучать ежедневно 10 новых слов и повторять пройденный материал за 10 дней.

Если этого не делать, в конце установленного срока язык не будет освоен, а время уже будет не вернуть.

Пример плана мероприятий

Чтобы правильно составить план проведения мероприятия, следует рассмотреть еще один пример создания подобных документов. Например, поставлена цель через 20 лет заработать 1 млн руб.

Начало плана указано в 2016 году. В первые 3 года нужно заработать 250 тыс. руб. (2016-2019 гг.). Для этого необходимо устроиться на работу в бухгалтерию (с 2016 по 2018 гг.). Чтобы достичь этой цели, следует окончить соответствующие курсы (2016 г.), поступить на работу (должность помощника главного бухгалтера). Также потребуется получить практические навыки по профессии (2017-2019 гг.).

Следующим этапом плана является работа главным бухгалтером с оплатой труда 3 тыс. руб. (2019-2029 гг.). Для этого в 2019 г. необходимо найти соответствующее место работы. В течение всего срока службы хорошо справляться с возложенными обязанностями.

Затем необходимо за указанный промежуток времени накопить 250 тыс. руб. Для этого уменьшить расходы. Полученную сумму в 2029 г. вложить в выгодный инвестиционный проект. В период с 2029 по 2036 г. получить 1 млн руб.

Чтобы инвестировать накопленные средства, в 2017-2029 гг., в период работы главным бухгалтером, нужно научиться инвестировать средства. В течение 2017 г. следует изучать специальную литературу. В период с 2019 по 2029 г. инвестируются небольшие суммы для получения практического опыта. В 2029 г. выбирается объект, в который делаются вложения. В 2029-2036 гг. ими нужно управлять.

Риски

Изучая, как составлять план мероприятия, необходимо продумать все возможные помехи и препятствия. При этом по возможности нужно продумать запасной план. Даже небольшие усилия, которые, возможно, придется потратить при подготовке, могут снизить риск неблагоприятного исхода.

Все возможные препятствия и неблагоприятные факторы прописывают отдельно и производят оценку их вероятности. Если они маловероятны, эту информацию не берут во внимание. Но при большой опасности лучше подготовиться заранее.

С задачей составления плана мероприятий рано или поздно приходится столкнуться любому руководителю. Даже если таковой имеется в голове, перенос его на бумагу порой вызывает затруднения. К тому же часто требуется знать не только то, как составить план мероприятия, но и то, как защитить его перед вышестоящим начальством.

План мероприятий - что это такое?

Так называется документ, в котором ставятся цели и описываются конкретные действия для их достижения с указанием сроков выполнения. Кроме того, им обязательно предусмотрено определение лиц, ответственных за выполнение тех или иных прописанных действий.

Составлять план мероприятий можно для конкретных событий либо на тот или иной период работы компании или ее подразделения. Мероприятия в общем случае могут быть разовыми и регулярными, для последней категории принято составлять регламенты проведения. Например, как составить план мероприятий по устранению нарушений дисциплинарного характера?

Любой вновь затеваемый проект обязательно требует составления четкой схемы. Это связано с трудностями в организации работы большой массы людей. Чтобы каждый из работников уяснил свои обязанности, ему требуется обстоятельно прописанная инструкция, основы которой как раз и закладываются в плане мероприятий.

А он точно нужен?

Это занятие - написание плана - отнимает немало времени, и порой возникают вопросы в его целесообразности. Следует четко понимать, что для правильности выполнения любого процесса необходимо учесть все мелочи и предусмотреть возможные неожиданности.

Особенно важно иметь план мероприятий для грамотной организации финансовой стороны дела. Переводя будущий проект на язык цифр, вы сталкиваетесь с необходимостью просчитывать каждую статью расходов. Составляя план, важно придерживаться принципов экономии, использовать имеющиеся в наличии ресурсы как можно более рационально.

Если цель поставлена сложная, включающая в себя целый комплекс мероприятий, то отсутствие заранее написанного, четко продуманного плана может привести к полному хаосу. Каждый новый этап дела придется проводить локально, на что уйдет гораздо больше сил и времени. При таком дробном подходе к делу велик риск утерять общее направление деятельности и завязнуть в большом количестве малозначимых деталей.

Как именно он составляется

Как составить план мероприятия? При всём огромном многообразии они имеют примерно одинаковую структуру и состоят из похожих пунктов с идентичными по смыслу терминами, которые включают в себя следующие понятия:

Цель - планировка мероприятий, конкретных результатов которого мы желаем достичь. Это основа всего составляемого плана.
К самим мероприятиям относятся те действия, которые должны привести к достижению ожидаемых результатов.
Под результатом подразумевается то, чего мы желаем добиться после выполнения запланированного. Выражаться он должен в конкретных показателях, измеряемых цифрами и четко прописанными достижениями.
Сроки - это те временные рамки, в которые следует уложить все планируемые мероприятия. Если речь идет о регулярно повторяющихся событиях, следует прописать их периодичность.
Под ресурсами понимаются все материальные, технические, денежные активы, выделенные на проведение задуманного.
Ответственными лицами именуют тех, кто руководит мероприятием и отвечает за его результаты. В качестве таковых могут выступать отдельные сотрудники или целые подразделения компании (организации).

Важным моментом является определение единых критериев поставленной цели с учетом согласования интересов разных подразделений и экономической целесообразности.

Планы в различных сферах

Рассмотрим, как составить план мероприятия на конкретных примерах.

Предположим, вы руководитель определенного учреждения. Как составить план мероприятий по охране труда?

Алгоритм действий в данном случае выглядит так: работодателем должна быть создана служба по охране труда либо назначено лицо, ответственное за данную работу. Всё это фиксируется соответствующим приказом. План мероприятий представляет собой перечень того, в чём организация испытывает объективные потребности согласно специфике конкретного производства. При этом необходимо учитывать имеющиеся технические возможности.

Составляется план на конкретный год с отражением расчётных сроков на проведение каждого из пунктов. В нём обязательно фиксируются фамилии и должности тех сотрудников, которые отвечают за отдельные этапы. Утверждается такой план коллективным договором или соглашением по охране труда, принимаемым в качестве приложения к нему.

Что он содержит

Список может сильно отличаться в зависимости от условий работы той или иной организации, предприятия, учреждения. Пункты, включаемые в него, могут в общем случае иметь следующий вид:

оценка условий трудовой деятельности и перечисление необходимых мер по ее результатам;
мероприятия по технологическому переоборудованию;
приобретение средств защиты для сотрудников;
проверка и модернизация средств защиты и сигнализации;
установка автоматизированной системы контроля;
механизация процессов очистки и работы с отходами, а также обработка опасных и вредных веществ.

модернизация вентиляционной системы;
проверка и оптимизация нужного уровня освещения;
разработка и установка оборудования для организации отдыха людей и обеспечения питьевой водой;
приобретение необходимых средств защиты и их хранение;
проведение инструктажей и обучения персонала технике безопасности и охране труда;
обучение людей приемам первой медицинской помощи;
проведение регулярных врачебных осмотров, а также оздоровительных и спортивных мероприятий для сотрудников и т. п.

Займемся охраной природы

Другой пример - составление плана мероприятий по охране окружающей среды. При проектировании и возведении любого объекта данный документ является обязательным и включает в себя не только цифры, но и схемы и диаграммы.

Разработка его ведется на основе чертежей объекта, схематической планировки того населённого пункта, где он расположен, генпланов близлежащих предприятий. В нём должны быть учтены требования закона по сохранности природных ресурсов.

Как составить план мероприятий по охране природы? Основные его пункты - это список действий, цель которых - защитить окружающую среду, и перечень ожидаемых результатов. Первая (основная) часть плана должна включать в себя работу по выяснению уровня вреда, причиняемого объектом природе. Далее - действия, способные ликвидировать или свести к минимуму данные негативные влияния.

Что еще он включает

Третий важный пункт - подробная смета, учитывающая все расходы на осуществление запланированных мероприятий. Обязательным приложением данной документации должна служить карта-схема с обозначением окрестных территорий, которые могут пострадать от деятельности предприятия или в результате теоретически возможной аварии.

Предполагаемая результативность планируемых действий определяется путём аналитических экспертных оценок, примерно определяющих степень будущего вредного воздействия объекта. Специалистами также предлагаются методы уменьшения ожидаемого негатива, что непременно должно найти отражение в составляемом плане.

Другой пункт документа обязан содержать конкретные данные по расчёту объёма производственных отходов с установкой их допустимого количества и способы уменьшения выбросов.

Как составить план мероприятий по ГО

Если предстоит разработать план мероприятий гражданской обороны, предварительно следует изучить указания руководства и уточнить распоряжение начальника ГО района. Руководителю организации перед разработкой подобного документа следует связаться с военным комиссариатом и выяснить данные по поставке необходимой техники и заключениям, принятым для возможных случаев стихийных бедствий или серьезных аварий.

На основе данных указаний следует начинать разрабатывать планы для конкретного учреждения или организации. Главное условие - отражение реальных и обоснованных с научной точки зрения мероприятий. Следует учитывать обстановку в случае возможного применения оружия потенциальным противником, на основе чего можно будет рассчитать необходимое количество средств и применяемых сил для ликвидации опасных последствий и налаживания трудовой деятельности объекта.

Весь комплекс запланированных действий должен быть тщательно продуман с целью оптимизации затрат сил, времени и средств и избегания необоснованных потерь людей и техники.

Где они составляются

Планы могут относиться к больницам, предприятием ЧС и экономики. Они могут касаться учреждений образования, культуры либо здравоохранения. Такие планы заведуют защитой населения в военное время либо составляются на случай аварий или непредвиденных стихийных бедствий.

Следующий пункт - планомерность и приведение объекта в готовность с указанием последовательности выполнения каждого из действий. Если речь идет о мирном времени, следует предусмотреть мероприятия, цель которых - предупредить чрезвычайные ситуации, а также ликвидировать последствия уже случившихся.

План работы по гражданской обороне каждого объекта должен быть включён в перечень основных мероприятий по защите населения на текущий год. Цель такого планирования - организованный перевод в условия военного времени, теоретическая необходимость в котором должна учитываться по определению.

Планом гражданской обороны обязательно должны располагать учреждения, подразумевающие массовое пребывание в них людей. Необходимость наличия такого плана диктуются возможностью террористических угроз и направлена на повышение эффективности экстренных мероприятий и организации аварийно-спасательных работ.

Отправляемся в лечебно-профилактическое учреждение

Планы мероприятий составляются в самых разных сферах. Если, допустим, по роду служебных обязанностей вам предстоит составить план дезинсекционных мероприятий в ЛПУ, следует прежде всего проанализировать обстановку на предмет ключевых моментов, требующих внимания руководства именно в данной сфере.

Такой план может состоять из организационных мероприятий, включающих выступления и лекции для медперсонала по профилактике инфекционных заболеваний с организацией зачетов, проведение и контроль качества работы дезинфекционного и стерилизационного характера, генеральных уборок в каждом из отделений, выявление случаев инфекционных заболеваний и проведению комплекса противоэпидемических мероприятий.

Планом должны быть предусмотрены административные обходы всех подразделений с целью проконтролировать соблюдение санитарно-гигиенического режима, составление графика мероприятий по дезинсекции и дератизации, проведение необходимых санитарно-микробиологических лабораторных исследований. В перечень действий обязательно должно быть включено обеспечение, ремонт или замена медицинского оборудования, внедрение новых методов стерилизации и дезинфекции. Кроме того, необходимо запланировать мероприятия по подготовке помещений к отопительному сезону, систематическому обеззараживанию воздуха, проветриванию палат и соблюдению температурного режима.

Должен быть предусмотрен достаточный запас лекарственных и дезинфицирующих средств, проведены профилактические беседы среди пациентов о предупреждении инфекционных заболеваний и необходимости здорового образа жизни.

Как составить план мероприятий общешкольного родительского комитета

Планы мероприятий часто разрабатываются в сферах общественного контроля. В качестве примера можно рассмотреть работу школьного родительского комитета. Целью его деятельности является активное участие в школьной жизни, помощь педагогическому коллективу, организация разнообразных мероприятий с детьми.

Родительский комитет избирается общим собранием на период, равный обычно одному учебному году, и ему предстоит решать задачи по выявлению потребностей и интересов школьников, определению путей их достижения и составлению соответствующей программы.

Как составить план мероприятия в школе? Чем именно должен заняться родительский комитет? Перечень может заключаться в проведении запланированных родительских собраний в классе с формированием школьного актива, оформлении информационных стендов, работе с неблагополучными семьями, подлежащими внутришкольному учету. В данном случае задачей родительского комитета является беседа с теми из родителей, которые не в состоянии обеспечить нужный контроль за поведением и учебой детей.

О чем не следует забывать

План должен предусмотреть составление графика проведения собраний, организацию школьного питания, вопросы медицинского обслуживания и выполнения санитарно-гигиенических мероприятий. В нём может затрагиваться вопрос школьных субботников с привлечением родителей, а также организация круглых столов, профориентационных мероприятий и родительских консультаций.

Отдельным пунктом обязательно должно быть включено информирование школьного руководства о принятых комитетом решениях и ходе их выполнения.

Как правило, в план мероприятий родительского комитета включаются вопросы итоговой аттестации старшеклассников, встречи с учителями с целью консультаций. Согласно плану, родителей также привлекают к внеклассным мероприятиям и спортивным соревнованиям в рамках всей школы или отдельного класса.

Дополнительным пунктом может быть награждение родителей за успехи в деле воспитания и активное участие в школьной жизни.

Для того чтобы провести яркий и запоминающийся праздник, важно заблаговременно составить план мероприятий. Проанализируем те нюансы, которые необходимо учитывать в работе педагогу. Приведем пример составления плана работы детского летнего лагеря дневного пребывания.

Теоретические моменты

Что такое план проведения мероприятия? Это документ, в котором указаны цели, задачи, алгоритм действий, отмечены лица, которые отвечают за осуществление определенных действий, направленных на достижение поставленной задачи.

Как составлять план мероприятия? Его можно составить для какого-то конкретного события, к примеру для празднования Нового года. Помимо разовых планов существуют также и длительные, рассчитанные на четверть, полугодие, год.

Как написать

Любой план предполагает несколько аналогичных пунктов. Как написать план мероприятий для детей? Сначала нужно определить цель его проведения, то есть продумать результат. План детского мероприятия предполагает постановку достижимой, четкой, понятной цели. Обязательно включается в содержание ожидаемый результат, то есть то, что ждет педагог от создаваемого мероприятия. Успешность задуманного праздника должна оцениваться определенными цифрами.

Также в плане указываются сроки его реализации. К примеру, если составляется план новогоднего мероприятия, следовательно, срок его проведения - декабрь.

Ресурсы - это те элементы, которые необходимы для выполнения мероприятия. Осуществление любой цели зависит от множества элементов.

Поэтому, продумывая, как составлять план мероприятия, необходимо поручать каждый этап отдельному сотруднику.

Вариант школьного праздника

Как должен выглядеть план мероприятия? Пример праздника, посвященного Дню знаний, предлагаем в виде таблицы. Помимо цели, задач, сроков, ресурсов, которые потребуются для реализации задуманного, в плане также указываются лица, которые отвечают за отдельные этапы его подготовки и проведения.

Остановимся подробнее на составных элементах плана, выделим их особенности.

Подготовка к 1 сентября

Как должен выглядеть план воспитательного мероприятия, посвященного Дню знаний, для старшеклассников?

Подготовительный этап. Оформление классной доски, кабинета. Ответственные за оформление - члены редколлегии класса. Сроки проведения этапа - 29-30 августа.

Приветственное слово педагога. Классный руководитель приветствует повзрослевших старшеклассников, настраивает их на учебный процесс.

Обмен мнениями. Данный этап предполагает рассказ ребят о том, как они провели летние каникулы.

Подведение итогов. Педагог показывает презентацию с фотографиями, которые свидетельствуют об отличном отдыхе всех учеников класса. Далее он сообщает расписание учебных занятий, напоминает ребятам правила техники безопасности в школе.

Подготовка новогоднего праздника

Чтобы понять, как составлять план мероприятия, приведем фрагмент подготовки к новогоднему празднику:

Ноябрь-декабрь. Педагог объявляет конкурс новогодних поделок, озвучивает его условия.

Октябрь-декабрь. Выбор новогодней сценки для праздника, распределение ролей, проведение репетиций.

Ноябрь-декабрь. Подбор декораций и костюмов для праздника.

Декабрь. Новогодний праздник, подведение итогов конкурса поделок, награждение победителей.

Структура плана

Представим только основные элементы, которые включает типичный план мероприятия. Пример классического плана любого школьного праздника:

Название.

Цель проведения.

Исполнители мероприятия.

Сроки проведения.

План-график.

Требования к результатам.

Контроль и отчетность.

Приложения.

Как сделать жизнь в детском лагере интересной

Для того чтобы понять, как составлять план мероприятия в летнем оздоровительном лагере, приведем конкретный пример. Практически в любом отечественном общеобразовательном учреждении в летнее время организуется детский оздоровительный лагерь дневного пребывания.

Для того чтобы дети проводили в нем время весело и познавательно,составляется предварительный план тех мероприятий, которые будут организованы педагогами в течение двух недель.

1-й день. Открытие лагеря:

мероприятие «Будем знакомиться» (ответственные — воспитатели);
инструктаж по пожарной безопасности, правилам дорожного движения, технике безопасности (ответственный — заместитель директора образовательного учреждения по охране труда).

2-й день. Операция «Икс»:

придумывание названий, девизов в каждом отряде (ответственные — воспитатели в отрядах);
репетиция общей песни, выбор командира в отряде (ответственные — воспитатели);
оформление классного кабинета;
подготовка номера художественной самодеятельности к церемонии открытия ДОЛ (ответственные — учащиеся).

3-й день. Открытие лагеря «Радуга»:

торжественное приветствие начальника детского оздоровительного лагеря дневного пребывания (ответственный — начальник детского лагеря);
представление каждого отряда (название, песня, девиз);
творческий концерт, посвященный началу работы лагеря (ответственный — заместитель начальника лагеря по воспитательной работе).

4-й день. Акция «Мы за здоровый образ жизни»:

беседа о значимости правильного питания в каждом отряде (ответственные — воспитатели);
викторина, посвященная правилам здорового образа жизни (ответственный — заместитель начальника лагеря по воспитательной работе);
квест по ЗОЖ (ответственные — воспитатели отрядов;
оформление и защита плакатов, посвященных правилам здорового образа жизни (ответственные — воспитатели).

5-й день. Погружение в творчество:

оформление классных кабинетов (ответственные — обучающиеся);
разработка сценария «Старые сказки на новый лад»;
распределение ролей, проведение репетиций по отрядам;
творческая викторина «Весь мир — театр» (ответственный — заместитель начальника лагеря по воспитательной работе);
спортивные состязания между отрядами (ответственное лицо — преподаватель физической культуры).

6-й день. Погружение в науку:

занимательные опыты по химии «Удивительное рядом» (ответственный — учитель химии);
занимательные опыты по физике «Кто сильнее» (ответственный — учитель физики);
викторина по экологии (вопросы готовит учитель биологии, проводят воспитатели в каждом отряде, затем определяются победители);
подведение итогов дня, награждение победителей экологической викторины грамотами и подарками.

7-й день. Погружение в музыку:

разучивание детской песни по отрядам (выбирают дети);
дискотека;
общий концерт, на котором каждый отряд представляет песню;
подведение итогов дня, награждение творческих коллективов грамотами и сладкими призами.

8-й день. Погружению в дорожную азбуку:

беседы по правилам дорожного движения (ответственные — инспектора дорожного движения, воспитатели отрядов);
викторина, посвященная правилам поведения детей на дорогах (ответственный — заместитель директора общеобразовательного учреждения по охране труда);
игра по станциям «Я шагаю по стране», в рамках которой школьники закрепляют теоретические знания по безопасному поведению на дорогах (ответственные — воспитатели отрядов);
подведение итогов дня, награждение победителей игры по станциям.

9-й день. Погружение в спорт:

пионербол, волейбол, баскетбол между отрядами (ответственный — преподаватель физической культуры);
проведение веселых спортивных стартов «Я и папа — мы спортсмены!» (ответственный — родительский комитет школы, воспитатели);
подведение итогов дня, награждение победителей веселых стартов, спортивных игр грамотами и памятными призами.

10-й день. Закрытие лагеря «Радуга»:

подведение итогов двухнедельного лагеря (ответственный — начальник лагеря);
творческий концерт, организованный силами школьников, воспитателей, родителей.

План мероприятий - что это такое?

А он точно нужен?

Как именно он составляется

Цель - планировка мероприятий, конкретных результатов которого мы желаем достичь. Это основа всего составляемого плана.
К самим мероприятиям относятся те действия, которые должны привести к достижению ожидаемых результатов.
Под результатом подразумевается то, чего мы желаем добиться после выполнения запланированного. Выражаться он должен в конкретных показателях, измеряемых цифрами и четко прописанными достижениями.
Сроки - это те временные рамки, в которые следует уложить все планируемые мероприятия. Если речь идет о регулярно повторяющихся событиях, следует прописать их периодичность.
Под ресурсами понимаются все материальные, технические, денежные активы, выделенные на проведение задуманного.
Ответственными лицами именуют тех, кто руководит мероприятием и отвечает за его результаты. В качестве таковых могут выступать отдельные сотрудники или целые подразделения компании (организации).

Планы в различных сферах

Рассмотрим, как составить план мероприятия на конкретных примерах.

Предположим, вы руководитель определенного учреждения. Как составить план мероприятий по охране труда?

Что он содержит

оценка условий трудовой деятельности и перечисление необходимых мер по ее результатам;
мероприятия по технологическому переоборудованию;
приобретение средств защиты для сотрудников;
проверка и модернизация средств защиты и сигнализации;
установка автоматизированной системы контроля;
механизация процессов очистки и работы с отходами, а также обработка опасных и вредных веществ.

модернизация вентиляционной системы;
проверка и оптимизация нужного уровня освещения;
разработка и установка оборудования для организации отдыха людей и обеспечения питьевой водой;
приобретение необходимых средств защиты и их хранение;
проведение инструктажей и обучения персонала технике безопасности и охране труда;
обучение людей приемам первой медицинской помощи;
проведение регулярных врачебных осмотров, а также оздоровительных и спортивных мероприятий для сотрудников и т. п.